Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Để có thể được công nhận và sử dụng các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài cấp trên phạm vi lãnh thổ của Việt Nam cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thực hiện như thế nào? Căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành, Luật Quang Huy xin tư vấn về vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự năm 2020 như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy, hợp pháp hóa lãnh sự (hay còn gọi là hợp thức hóa lãnh sự) là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia hợp thức văn bản giấy tờ được cấp bởi một quốc gia khác. Văn bản giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa đồng nghĩa với việc được công nhận và sử dụng tại quốc gia đó.

Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự thường được thực hiện khi công dân của một quốc gia muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của quốc gia đó có hiệu lực tại một quốc gia khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 01/2012/TT-BNG về Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa các giấy tờ, tài liệu ở Việt Nam bao gồm các cơ quan sau:

• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
• Cục Lãnh sự (Bộ ngoại giao Việt Nam). Địa chỉ tại 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ tại 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
• Cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp thức hóa lãnh sự. Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ .

Thành phần hồ sơ đề nghị hợp thức hóa lãnh sự

Đối với lãnh sự hóa giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được sử dụng tại Việt Nam thì cần có các giấy tờ như sau:

• Tờ khai hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn);
• 01 Bản chính giấy tờ tùy thân bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân không phải chứng thực đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự: 01 bản chụp giấy tờ đề nghị để lưu tại Bộ Ngoại giao;;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên. 01 bản chụp các bản dịch này để lưu tại Bộ Ngoại giao;
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Trình tự hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu

Cách thức nộp hồ sơ

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền nêu ở trên.

Cách 2: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.

Trình tự thực hiện

• Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền hợp thức hóa lãnh sự hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Thời gian nộp hồ sơ là các ngày làm việc theo quy định của cơ quan đó. Đối với trường hợp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ thì thời hạn giải quyết là 01 ngày.

• Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, xem xét giải quyết.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét giải quyết. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc có sai sót thì yêu cầu bổ sung theo quy định. Đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận giải quyết có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan giải quyết thủ tục đó.

• Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.

Kết quả được trả trực tiếp tại trụ sở cơ quan đại diện hoặc hoặc gửi trả qua đường bưu điện nếu có yêu cầu của đương sự.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Trên đây là toàn bộ lời tư vấn của chúng tôi về quy định của pháp luật về vấn đề thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu có thắc mắc cần được giải đáp hoặc mong muốn được Luật sư trợ giúp về các vấn đề thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn hôn nhân và gia đình trực tuyến qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy.

Trân trọng./.