Nghị định 104/2025/NĐ-CP về công chứng: 10 thay đổi quan trọng bạn cần biết từ 01/7/2025

Kính chào Quý khách,

Chúng tôi là Luật sư tư vấn tại luatvietnam.vn. Hôm nay, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết Nghị định 104/2025/NĐ-CP về công chứng, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Đây là văn bản thay thế toàn bộ Nghị định 29/2015/NĐ-CP, mang đến nhiều thay đổi quan trọng mà tổ chức hành nghề công chứng và người dân cần nắm rõ.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ 10 điểm mới nổi bật của Nghị định 104, từ lộ trình chuyển đổi Phòng công chứng, quy định về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, đến công chứng điện tử. Hãy cùng theo dõi để bảo vệ quyền lợi của mình.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP là gì? Khi nào có hiệu lực?

Nghị định 104/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 22/5/2025, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024. Văn bản này chính thức thay thế Nghị định 29/2015/NĐ-CP từ ngày 01/7/2025.

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh được mở rộng đáng kể, bao gồm việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng; tổ chức Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; và lần đầu tiên quy định chi tiết về công chứng điện tử.

10 điểm mới của Nghị định 104/2025/NĐ-CP so với Nghị định 29/2015/NĐ-CP

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng được mở rộng như thế nào?

Theo Khoản 1 và 2 Điều 1 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh không chỉ dừng lại ở chuyển đổi Phòng công chứng, điều kiện trụ sở, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp như Nghị định cũ, mà còn bao gồm:

• Việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng.
• Tổ chức Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.
• Quy định chi tiết nhiều điều khoản mới của Luật Công chứng 2024.

Đáng chú ý, Điều 2 Nghị định 104 mở rộng đối tượng áp dụng, bao gồm cả viên chức ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao – điều chưa từng có trong Nghị định 29.

2. Lộ trình chuyển đổi Phòng công chứng được quy định cụ thể ra sao?

Khác với Nghị định 29 giao địa phương tự xây dựng kế hoạch, Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng căn cứ vào mức tự chủ tài chính:

• Chậm nhất 31/12/2026: Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.
• Chậm nhất 31/12/2027: Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên.
• Chậm nhất 31/12/2028: Các Phòng công chứng còn lại.

3. Cách xác định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng thay đổi thế nào?

Theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, giá quyền nhận chuyển đổi được xác định bằng số tiền nộp ngân sách và thuế trung bình trong 3 năm gần nhất của Phòng công chứng. Trước đây, theo Điểm c Khoản 2 Điều 7 Nghị định 29, giá này dựa trên đánh giá về tổ chức, hoạt động, uy tín và số lượng hợp đồng công chứng trong 3 năm.

4. Thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng được rút gọn như thế nào?

Nghị định 104/2025/NĐ-CP bỏ bước lập Kế hoạch chuyển đổi, chỉ yêu cầu xây dựng Đề án chuyển đổi trực tiếp (Điều 9). Trước đây, Nghị định 29 yêu cầu hai bước: xây dựng Kế hoạch (Điều 6) và Đề án (Điều 7).

5. Văn phòng công chứng được tổ chức theo loại hình nào?

Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ: Văn phòng công chứng có thể tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, căn cứ vào danh mục địa bàn cấp huyện do UBND tỉnh ban hành. Đáng chú ý, Nghị định cho phép chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh, nhưng không theo chiều ngược lại. Trước đây, Nghị định 29 không đề cập đến mô hình tổ chức cụ thể.

6. Quy định mới về giải thể Phòng công chứng là gì?

Theo Điều 14 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, Phòng công chứng không chuyển đổi được thì phải giải thể. Việc giải thể chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện tại Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng và sau khi giải quyết chế độ cho công chứng viên, người lao động. Nội dung này trước đây không được quy định trong Nghị định 29.

7. “Lý do chính đáng khác” để công chứng ngoài trụ sở là gì?

Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP liệt kê rõ 4 nhóm trường hợp được coi là “lý do chính đáng khác” để thực hiện công chứng ngoài trụ sở:

• Phụ nữ mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
• Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại.
• Người làm nhiệm vụ trong lực lượng vũ trang, đang thi hành công vụ không thể rời khỏi vị trí.
• Các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Ngoài ra, việc công chứng ngoài trụ sở phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do nêu ra.

8. Quy định mới về chụp ảnh khi ký văn bản công chứng?

Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến người ký/điểm chỉ văn bản công chứng. Ảnh chụp phải đáp ứng yêu cầu:

• Nhận diện rõ người ký và công chứng viên.
• Ảnh không được chỉnh sửa, cắt ghép.
• Có thể chụp riêng từng người hoặc chụp chung tùy trường hợp.
• Ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng.
• Có thể quay video nếu thấy cần thiết.

9. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên thay đổi ra sao?

Chương IV Nghị định 104/2025/NĐ-CP (từ Điều 28 đến Điều 35) quy định chi tiết về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, khắc phục sự thiếu cụ thể của Nghị định 29:

• Số tiền bảo hiểm tối thiểu: 400 triệu đồng
• Mức khấu trừ tối thiểu: 2 triệu đồng/trường hợp
• Phí bảo hiểm tối thiểu: 3 triệu đồng/năm/công chứng viên
• Thời hạn bảo hiểm tối thiểu: 5 năm

Nghị định cũng quy định về hồ sơ yêu cầu bồi thường, nguyên tắc chi trả, tạm ứng bồi thường, và việc mua bảo hiểm khi công chứng viên chuyển tổ chức hành nghề.

10. Công chứng điện tử được quy định như thế nào?

Lần đầu tiên, từ Điều 47 đến Điều 54 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định đầy đủ về công chứng điện tử:

• Khái niệm và giá trị pháp lý: Văn bản công chứng điện tử có chữ ký số của công chứng viên, có giá trị tương đương văn bản giấy.
• Phạm vi áp dụng: Công chứng điện tử trực tiếp áp dụng cho tất cả giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng cho di chúc và hành vi pháp lý đơn phương.
• Điều kiện sử dụng dịch vụ: Người tham gia phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trở lên, chữ ký số hợp lệ, thiết bị phù hợp.
• Quy trình thực hiện: Người yêu cầu công chứng ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các điểm cầu, sau đó công chứng viên ký xác nhận và gắn dấu thời gian.

Tình huống thực tế: Áp dụng Nghị định 104 trong giao dịch bất động sản

Ông A (60 tuổi, khuyết tật vận động) muốn công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho con trai tại nhà riêng. Trước đây, việc này gặp khó khăn vì Nghị định 29 không liệt kê rõ trường hợp “lý do chính đáng”.

Từ ngày 01/7/2025, theo Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, ông A thuộc nhóm “người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại”, nên có quyền yêu cầu công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên sẽ đến nhà ông A, thực hiện chụp ảnh theo Điều 46, và lập văn bản công chứng hợp lệ.

Lời khuyên từ luật sư

1. Nắm rõ lộ trình chuyển đổi: Nếu bạn là công chứng viên hoặc quản lý Phòng công chứng, hãy xác định mức tự chủ tài chính và lên kế hoạch chuyển đổi trước các mốc thời gian: 31/12/2026, 31/12/2027, 31/12/2028.
2. Cập nhật bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp: Đảm bảo mua bảo hiểm với số tiền tối thiểu 400 triệu đồng và thời hạn 5 năm để tuân thủ quy định mới.
3. Chuẩn bị cho công chứng điện tử: Đầu tư thiết bị và đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để tận dụng dịch vụ công chứng trực tuyến.
4. Lưu ý khi công chứng ngoài trụ sở: Chỉ thực hiện khi có lý do chính đáng thuộc 4 nhóm tại Điều 43, và phải chụp ảnh/quay video làm bằng chứng.
5. Tham khảo ý kiến luật sư: Trước khi thực hiện các giao dịch phức tạp, hãy liên hệ chúng tôi qua hotline 1900.6588 để được tư vấn chi tiết.

Trên đây là những điểm mới của Nghị định 104/2025/NĐ-CP so với Nghị định 29/2015/NĐ-CP. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua 1900.6588 để được giải đáp miễn phí hoặc 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn.

Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ Luật sư tại luatvietnam.vn.