Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là gì?

Sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường Việt Nam phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp số Tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm. Vậy phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là gì? Thủ tục xin cấp phiếu công bố mỹ phẩm như thế nào? Qua bài viết sau đây, Luật Quang Huy sẽ phân tích và làm rõ về phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm để bạn đọc có thể tham khảo.

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là gì?

Hiện nay phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có khá nhiều cách gọi như phiếu công bố mỹ phẩm, số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm… Nhưng dù gọi theo cách nào thì chúng vẫn có ý nghĩa chứng nhận mỹ phẩm đã được tổ chức, cá nhân sản xuất hay nhập khẩu khai báo với cơ quan nhà nước về việc lưu thông trên thị trường.

Phiếu công bố mỹ phẩm không có giá trị chứng nhận tính an toàn, hiệu quả của sản phẩm. Trước khi cấp phiếu công bố mỹ phẩm, cơ quan nhà nước chỉ thẩm định về mặt hình thức, hồ sơ, tên gọi nhãn hàng, công dụng của mỹ phẩm, thành phần và các thông tin nhà sản xuất, nhà phân phối sản phẩm.

Tuy vậy, cơ quan nhà nước có quyền kiểm tra chất lượng mỹ phẩm sau khi đã cấp phiếu công bố. Trường hợp sản phẩm gây ảnh hưởng đến sức khỏe, thẩm mỹ con người có thể bị xử phạt và yêu cầu tiêu hủy sản phẩm.

2. Thủ tục xin cấp phiếu công bố mỹ phẩm

Để được cấp phiếu công bố mỹ phẩm, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải nộp hồ sơ công bố tại Cục Quản lý dược Bộ Y tế nếu mỹ phẩm nhập khẩu; Sở Y tế nếu là mỹ phẩm sản xuất trong nước. Cụ thể hồ sơ nộp công bố mỹ phẩm bao gồm:

• Phiếu công bố mỹ phẩm theo mẫu ban hành theo thông tư 06/2011/TT-BYT;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập hoặc chứng nhận đầu tư của thương nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
• Giấy ủy quyền bản cứng có chứng thực chữ ký, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền trong trường hợp mỹ phẩm nhập khẩu;
• Bản chính hoặc bản sao giấy chứng nhận lưu hành tự do, đối với bản sao phải được hợp pháp hóa lãnh sự: chỉ áp dụng đối với mỹ phẩm nhập khẩu.

3. Mẫu phiếu công bố mỹ phẩm

Mẫu phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục số 01-MP) là một trong những giấy tờ bắt buộc khi thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 29/2020/TT-BYT).

Luật Quang Huy xin cung cấp cụ thể Mẫu phiếu công bố mỹ phẩm để bạn đọc có thể tham khảo.

TẢI MẪU PHIẾU CÔNG BỐ MỸ PHẨM

4. Hướng dẫn cách lập phiếu công bố mỹ phẩm

Trước khi nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm thì việc lập phiếu công bố mỹ phẩm vô cùng quan trọng, quyết định tới tính đúng sai của hồ sơ và giúp đỡ doanh nghiệp không phải giải trình với cơ quan chức năng sau này.

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm được lập theo mẫu nêu trên. Hiện nay khi công bố mỹ phẩm online tại cổng thông tin hải quan một cửa qua website https://vnsw.gov.vn thì vẫn phải lập phiếu công bố nhưng sẽ sử dụng bản mềm có sẵn trên trang, phiếu công bố phải được người đại diện theo pháp luật ký, có đóng dấu giáp lai của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Dưới đây Luật Quang Huy xin hướng dẫn chi tiết cách lập phiếu công bố mỹ phẩm như sau:

4.1. Cách ghi thành phần công thức có trong sản phẩm mỹ phẩm

• Thành phần có trong công thức sản phẩm phải được ghi đầy đủ theo thứ tự hàm lượng giảm dần. Các thành phần nước hoa, chất tạo hương và các nguyên liệu của chúng có thể viết dưới dạng “hương liệu” (perfume, fragrance, flavour, aroma). Những thành phần với hàm lượng nhỏ hơn 1% có thể liệt kê theo bất kỳ thứ tự nào sau các thành phần có hàm lượng lớn hơn 1%. Các chất màu có thể được ghi theo bất cứ thứ tự nào sau các thành phần khác theo chỉ dẫn màu (CI) hoặc theo tên như trong Phụ lục IV (Annex IV) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Những sản phẩm mỹ phẩm dùng để trang điểm, dưới dạng các màu khác nhau có thể liệt kê tất cả các chất màu trong mục “có thể chứa” hoặc “+/-”.
• Nêu đầy đủ tỷ lệ phần trăm của các thành phần có quy định về giới hạn nồng độ, hàm lượng tại các Phụ lục (Annexes) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Giữa hàng đơn vị và hàng thập phân được đánh dấu bằng dấu phẩy (“,”).
• Tên thành phần phải được ghi bằng danh pháp quốc tế (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients – INCI) quy định trong các ấn phẩm mới nhất: Từ điển thành phần mỹ phẩm quốc tế (International Cosmetic Ingredient Dictionary), Dược điển Anh (British Pharmacopoeia), Dược điển Mỹ (United States Pharmacopoeia), Dữ liệu tóm tắt về hoá học (Chemical Abstract Services), Tiêu chuẩn Nhật Bản về thành phần nguyên liệu mỹ phẩm (Japanese Standard Cosmetic Ingredient), ấn phẩm của Nhật Bản về thành phần nguyên liệu mỹ phẩm (Japanese Cosmetic Ingredients Codex). Tên thực vật và dịch chiết từ thực vật phải được viết bằng tên khoa học bao gồm chi, loài thực vật (tên chi thực vật có thể rút ngắn). Các thành phần có nguồn gốc từ động vật cần nêu chính xác tên khoa học của loài động vật đó.
• Những chất sau đây không được coi là thành phần của mỹ phẩm bao gồm: Tạp chất trong nguyên liệu được sử dụng; Các nguyên liệu phụ được sử dụng vì mục đích kỹ thuật nhưng không có mặt trong sản phẩm thành phẩm; Nguyên liệu được sử dụng với số lượng cần thiết như dung môi hoặc chất mang của các thành phần tạo mùi.

4.2. Ngôn ngữ trình bày trong phiếu công bố mỹ phẩm

Các nội dung ghi tại mục 3 (Mục đích sử dụng), mục 7 (Thông tin về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường), mục 8 (Thông tin về người đại diện theo pháp luật của Công ty), mục 9 (Thông tin về Công ty nhập khẩu) trong Phiếu công bố mỹ phẩm phải ghi bằng tiếng Việt hoặc tiếng Việt và tiếng Anh.

4.3. Dữ liệu công bố – bản mềm của phiếu công bố mỹ phẩm

Truy cập vào trang thông tin điện tử của hải quan một cửa, điền đầy đủ thông tin theo quy định vào cơ sở dữ liệu, sao lưu vào phương tiện lưu giữ điện tử (USB, CD-ROM, …). Phiếu công bố nộp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải được in ra từ cơ sở dữ liệu đó.

Tổ chức, cá nhân đứng tên công bố sản phẩm phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính phù hợp các nội dung của Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (bản có ký tên, đóng dấu) với dữ liệu công bố (bản mềm) đã khai báo hoặc nộp cho cơ quan quản lý.

4.4. Cách ghi phiếu công bố mỹ phẩm

Theo Phụ lục số 02-MP Thông tư 06/2011/TT-BYT thì cách ghi phiếu công bố mỹ phẩm được hướng dẫn cụ thể như sau:

Tên nhãn hàng và tên sản phẩm (Name of brand and product): Tên đầy đủ của sản phẩm phải được cung cấp, theo trình tự sau: tên nhãn hàng, dòng sản phẩm (nếu có), tên sản phẩm.

• Nếu là một màu riêng lẻ đ­ược công bố thì ghi tên màu và số màu.
• Nếu có nhiều màu thì tên và số màu của mỗi màu phải đư­ợc công bố.

Dạng sản phẩm (Product types): Danh sách minh họa là chưa đầy đủ và có thể đề cập đến các dạng sản phẩm khác không có trong danh sách bằng cách lựa chọn mục “các dạng khác” và ghi rõ dạng sản phẩm. Có thể lựa chọn nhiều hơn một dạng sản phẩm, ví dụ “ bath hoặc shower” và “ sản phẩm chăm sóc tóc” nếu như sản phẩm sử dụng được trong các trường hợp này.

Mục đích sử dụng (Intended use): là thông tin về chức năng hoặc công dụng của sản phẩm, không phải cách sử dụng, ví dụ giữ ẩm cho da mặt, da tay,… Mục đích sử dụng của mỹ phẩm bao gồm công dụng chính (Mỹ phẩm được sử dụng cho những phần cho phép của cơ thể với mục đích duy nhất hoặc mục đích chính là làm sạch, làm thơm hoặc làm thay đổi về bề ngoài hoặc điều chỉnh mùi cơ thể hoặc bảo vệ, giữ gìn chúng trong điều kiện tốt) và công dụng thứ hai/công dụng phụ (công dụng nằm ngoài phạm vi công dụng chính). Trên phiếu công bố mỹ phẩm có thể ghi một công dụng chính của mỹ phẩm; nếu mỹ phẩm có từ 2 công dụng trở lên thì ghi công dụng chính trước, sau đó đến các công dụng phụ sau theo quy định tại văn bản hướng dẫn số 1609/QLD-MP của Cục quản lý Dược về việc hướng dẫn phân loại mỹ phẩm, công bố tính năng mỹ phẩm.

Dạng trình bày (Product presentation(s)): Chỉ lựa chọn một dạng thích hợp nhất trong 4 dạng sản phẩm sau đây

• “Dạng đơn lẻ” được trình bày trong một dạng đóng gói đơn lẻ;
• “Một nhóm các màu” là một nhóm các sản phẩm mỹ phẩm có thành phần tương tự nhau và đ­ược sản xuất bởi cùng một nhà sản xuất, có cùng mục đích sử dụng, nhưng có màu sắc khác nhau (ví dụ như son, màu mắt, hoặc đánh móng tay) nhưng không phải là dạng đóng gói kết hợp của các dạng sản phẩm khác nhau;
• “Bảng các màu trong một dạng sản phẩm” là một nhóm các màu như được định nghĩa ở trên, được đóng trong một loạt các bảng;
• “Các sản phẩm phối hợp trong một bộ sản phẩm” là các dạng sản phẩm giống hoặc khác nhau và đ­ược bán trong cùng một bao gói. Không thể bán riêng từng loại (ví dụ như­ một hộp các màu mắt và môi, một hộp chứa cả các dạng kem chăm sóc da).

Thông tin về nhà sản xuất/ đóng gói (Particulars of the manufacturer(s)/ Assembler(s)): Có thể có trên một công ty sản xuất hoặc đóng gói cho một sản phẩm (là các công ty tham gia các công đoạn sản xuất để sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh). Phải nêu rõ tên và địa chỉ đầy đủ của từng công ty (trường hợp địa chỉ trụ sở chính khác địa chỉ cơ sở sản xuất thì phải khai báo cả hai). 

• Công ty sản xuất là công ty tham gia vào bất kỳ giai đoạn nào của quá trình tạo ra sản phẩm mỹ phẩm. Quá trình sản xuất bao gồm tất cả các giai đoạn từ sản xuất bán thành phẩm và thành phẩm, xây dựng công thức và sản xuất (ví dụ như nghiền, trộn, gói và hoặc đóng gói), kiểm tra chất lượng, xuất xưởng và các quá trình kiểm soát liên quan.
• Công ty đóng gói chính là công ty tham gia vào quá trình đóng gói sản phẩm vào bao bì đóng gói chính/ trực tiếp, bao bì này được hoặc sẽ được dán nhãn trước khi sản phẩm được bán hoặc phân phối.
• Công ty đóng gói thứ cấp là công ty chỉ tham gia vào quá trình dán nhãn cho bao gói mà sản phẩm đã được đóng vào trong bao gói chính, hoặc đóng bao gói chính vào trong hộp carton, sau đó dán nhãn, trước khi bán hoặc phân phối.

Thông tin về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (Particulars of company): đó là tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, có thể là công ty sản xuất trong nước hoặc đại lý được uỷ quyền bởi nhà sản xuất để bán sản phẩm ra thị trường hoặc đó, là công ty chịu trách nhiệm bán sản phẩm trên thị trường Việt Nam. Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép tương đương phải được nêu rõ trong mẫu công bố, nếu có.

Thông tin về người đại diện theo pháp luật cho công ty (Particulars of the person representing the local company): Người đại diện cho công ty để nộp hồ sơ công bố phải có đủ trình độ và kinh nghiệm theo quy định của luật pháp và luật hành nghề của các nước thành viên, là người đại diện theo pháp luật của công ty nêu trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Thành phần đầy đủ và danh pháp (Full ingredient listing and nomenclature)

• Tất cả các thành phần của mỹ phẩm phải đ­ược xác định bằng danh pháp trong ấn phẩm mới nhất về danh pháp chuẩn (International Cosmetic Ingredient Dictionary, British Pharmacopoeia, United States Pharmacopoeia, Chemical Abstract Services, Japanese Standard Cosmetic Ingredient, Japanese Cosmetic Ingredients Codex). Tên thực vật và dịch chiết từ thực vật phải được xác định bằng chi, loài. Tên chi thực vật có thể rút ngắn. Các thành phần có nguồn gốc từ động vật cần nêu chính xác tên khoa học của loài động vật đó. Các thành phần sau đây không đ­ược coi là thành phần của sản phẩm:
• Tạp chất trong nguyên liệu được sử dụng.
• Các nguyên liệu được sử dụng vì mục đích kỹ thuật nh­ưng không có mặt trong sản phẩm thành phẩm.
• Các hoá chất được sử dụng với một số lượng cần thiết đư­ợc kiểm soát chặt chẽ như dung môi hoặc chất giữ mùi hoặc các thành phần tạo mùi. Các thành phần nước hoa và chất tạo hương và các nguyên liệu của chúng có thể viết dưới dạng “hương liệu” (perfume, fragrance). Nồng độ của các thành phần phải được công bố nếu như đó là các thành phần nằm trong danh mục hạn chế sử dụng được xác định trong các phụ lục của Hướng dẫn về mỹ phẩm ASEAN.
• Đối với sản phẩm chứa một nhóm các màu hoặc các sản phẩm trong cùng một bao gói, công bố thành phần đầy đủ theo dạng sau: Danh sách thành phần của dạng cơ bản hoặc “Có thể chứa” và danh sách các màu.
• Với dạng phối hợp các sản phẩm khác nhau trong cùng một đóng gói, liệt kê mỗi sản phẩm và công thức tương ứng cho từng sản phẩm. Có thể mở rộng mẫu công bố nếu cần thêm khoảng trống để điền thông tin.

5. Hiệu lực pháp lý của Phiếu công bố mỹ phẩm

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 06/2011/TT-BYT thì số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp; hết thời hạn 05 năm, tổ chức, cá nhân muốn đưa sản phẩm mỹ phẩm ra lưu thông trên thị trường thì phải công bố lại trước khi số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm hết hạn và nộp lệ phí theo quy định.

Như vậy, hiệu lực của phiếu công bố mỹ phẩm là 05 năm kể từ ngày được cấp và có thể công bố lại để lưu thông tiếp sản phẩm trên thị trường.

6. Vì sao phải công bố mỹ phẩm?

Theo Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định về quản lý mỹ phẩm thì tất cả các mỹ phẩm thuộc danh mục theo quy định của Bộ Y tế trước khi lưu hành trên thị trường sẽ phải tiến hành thủ tục giấy phép công bố mỹ phẩm.

Như vậy, pháp luật hiện hành đã quy định rất cụ thể về nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thực hiện trước khi đưa hàng hóa của mình lên kệ sản phẩm để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của mỹ phẩm đồng thời kiểm soát, ngăn chặn các hành vi đưa hàng giả, hàng nhái, kém chất lượng ra thị trường và có căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm.

Trên thực tế, khi doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công bố lưu hành mỹ phẩm thì sẽ khẳng định chất lượng mỹ phẩm do mình sản xuất hoặc nhập khẩu và cuối cùng là tạo lợi thế cạnh tranh so với các sản phẩm khác chưa thực hiện thủ tục này, tạo dựng niềm tin và uy tín với khách hàng, người tiêu dùng.

Không phải mỹ phẩm nào cũng có thể đăng ký công bố lưu hành mỹ phẩm và vì mỹ phẩm có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng nên họ sẽ luôn lựa chọn sử dụng những sản phẩm có đầy đủ giấy phép đảm bảo chất lượng.

7. Cơ sở pháp lý

• Thông tư số 06/2011/TT-BYT quy định về quản lý mỹ phẩm.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Luật Quang Huy không chỉ là địa chỉ uy tín trong việc tư vấn pháp luật doanh nghiệp mà còn có bề dày kinh nghiệm trong việc xin các giấy phép con cho doanh nghiệp. 

Nếu nội dung bài viết còn chưa rõ, hoặc bạn cần tư vấn, hỏi đáp thêm về dịch vụ hỗ bạn có thể kết nối tới Tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.

Trân trọng./.