Hướng dẫn chi tiết thủ tục chấm dứt văn phòng điều hành nhà đầu tư nước ngoài (Mẫu I.1.16)

Khi quyết định kết thúc hoạt động của văn phòng điều hành tại Việt Nam, nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) cần tuân thủ quy trình pháp lý nghiêm ngặt. Bài viết này của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về mẫu I.1.16 mới nhất, hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn thực hiện và những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý.

Mẫu I.1.16 là gì? Khi nào cần sử dụng?

Theo quy định tại Thông tư 55/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, mẫu I.1.16 là biểu mẫu chính thức dành cho nhà đầu tư nước ngoài thông báo việc chấm dứt hoạt động văn phòng điều hành trong hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC). Mẫu này có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và thay thế các mẫu cũ trước đây.

Mẫu I.1.16 được sử dụng trong các trường hợp:

• Văn phòng điều hành kết thúc thời hạn hoạt động theo hợp đồng BCC
• Nhà đầu tư quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng điều hành trước thời hạn
• Các bên trong hợp đồng BCC thống nhất chấm dứt hợp đồng

Quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng điều hành theo Nghị định 96/2026/NĐ-CP

Theo Điều 80 Nghị định 96/2026/NĐ-CP của Chính phủ, quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng điều hành được quy định cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (trong vòng 07 ngày làm việc)

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng điều hành, nhà đầu tư nước ngoài phải gửi hồ sơ thông báo cho cơ quan đăng ký đầu tư nơi đặt văn phòng điều hành.

Hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng điều hành bao gồm:

1. Quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng điều hành (trong trường hợp chấm dứt trước thời hạn)
2. Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán
3. Danh sách người lao động, quyền và lợi ích của người lao động đã được giải quyết
4. Xác nhận của cơ quan thuế về việc đã hoàn thành nghĩa vụ về thuế
5. Xác nhận của cơ quan bảo hiểm xã hội về việc đã hoàn thành nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội
6. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành (bản gốc)
7. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
8. Bản sao hợp đồng BCC

Bước 2: Cơ quan đăng ký đầu tư xử lý (trong vòng 10 ngày làm việc)

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký đầu tư sẽ quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành.

Hướng dẫn điền mẫu I.1.16 chi tiết

Mẫu I.1.16 được chia thành 6 phần chính. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng phần cụ thể:

Phần I: Thông tin nhà đầu tư

Bạn cần điền đầy đủ thông tin về nhà đầu tư, bao gồm:

• Đối với cá nhân: Họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, mã số định danh cá nhân, địa chỉ liên hệ, điện thoại, email
• Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, loại hình tổ chức kinh tế, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, thông tin người đại diện theo pháp luật

Phần II: Thông tin về dự án đầu tư

Ghi rõ tên dự án, số và ngày cấp Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, cơ quan cấp, địa điểm, mục tiêu và tiến độ dự án.

Phần III: Nội dung văn phòng điều hành đã đăng ký

Điền thông tin về tên văn phòng điều hành (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, tên viết tắt), địa chỉ, nội dung phạm vi hoạt động, thời hạn hoạt động và thông tin người đứng đầu văn phòng.

Phần IV: Nội dung chấm dứt văn phòng điều hành

Ghi rõ thời điểm chấm dứt và giải trình lý do chấm dứt hoạt động. Đây là phần quan trọng vì lý do chấm dứt cần hợp lý và phù hợp với quy định pháp luật.

Phần V: Cam kết của nhà đầu tư

Nhà đầu tư cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của hồ sơ và chấp hành các quy định pháp luật Việt Nam.

Phần VI: Hồ sơ kèm theo

Liệt kê tất cả các tài liệu đính kèm theo thông báo.

Tình huống thực tế: Công ty ABC (Singapore) chấm dứt văn phòng điều hành tại TP.HCM

Công ty ABC (Singapore) tham gia hợp đồng BCC với đối tác Việt Nam để phát triển dự án khu công nghiệp tại Bình Dương. Sau 5 năm hoạt động, do thay đổi chiến lược kinh doanh, công ty quyết định chấm dứt văn phòng điều hành tại TP.HCM.

Các bước công ty ABC đã thực hiện:

1. Họp hội đồng quản trị và ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng điều hành
2. Thanh toán toàn bộ nợ cho các chủ nợ (tổng số nợ: 2,5 tỷ đồng)
3. Giải quyết quyền lợi cho 12 nhân viên (trả lương, bảo hiểm, trợ cấp thôi việc)
4. Hoàn thành nghĩa vụ thuế (xác nhận từ Cục Thuế TP.HCM)
5. Hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm xã hội (xác nhận từ BHXH TP.HCM)
6. Điền mẫu I.1.16 và nộp hồ sơ cho Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM
7. Nhận quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng điều hành sau 10 ngày

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều nhà đầu tư nước ngoài, chúng tôi đưa ra những lưu ý quan trọng sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi nộp: Thiếu bất kỳ giấy tờ nào trong danh sách hồ sơ kèm theo đều có thể dẫn đến việc bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
2. Đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ thuế và bảo hiểm xã hội: Đây là yêu cầu bắt buộc. Nếu chưa hoàn thành, cơ quan đăng ký đầu tư có quyền từ chối thu hồi giấy chứng nhận.
3. Lưu ý thời hạn 07 ngày làm việc: Việc chậm nộp hồ sơ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về đầu tư.
4. Giữ bản sao có công chứng: Nên chuẩn bị bản sao có công chứng các giấy tờ quan trọng để tránh thất lạc hồ sơ gốc.
5. Tham khảo ý kiến luật sư chuyên ngành: Mỗi trường hợp có thể có những đặc thù riêng, việc tham vấn luật sư giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

Bài viết được tư vấn bởi Luật sư Nguyễn Đức Hùng, chuyên gia về luật đầu tư và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Mọi thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo, quý khách nên liên hệ luật sư để được tư vấn cụ thể cho trường hợp của mình.