Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng 2026: 4 bước online

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng không còn là lựa chọn mà đã trở thành xu hướng bắt buộc để tiết kiệm thời gian, chi phí. Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/7/2026, đã mang đến những thay đổi quan trọng giúp đơn giản hóa thủ tục và số hóa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện và những lưu ý pháp lý cần biết.

1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng là gì và lợi ích từ Nghị định 296/2026/NĐ-CP?

Theo quy định tại Nghị định số 296/2026/NĐ-CP (sửa đổi khoản 7, khoản 8 Điều 4 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP), cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Điều này đồng nghĩa với việc bạn không cần nộp bản sao các giấy tờ như:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
• Văn bản chấp thuận góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài
• Giấy phép thành lập và hoạt động
• Quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật

Lưu ý: Nếu cơ quan đăng ký không khai thác được thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, bạn vẫn có thể được yêu cầu bổ sung bản sao các giấy tờ trên.

2. Ai được thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng?

Chúng tôi khẳng định: Mọi cá nhân, tổ chức có nhu cầu thành lập doanh nghiệp mới hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đều có thể thực hiện thủ tục qua mạng. Theo Điều 39 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP), người nộp hồ sơ có thể là:

• Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp (ví dụ: người đại diện theo pháp luật, thành viên sáng lập).
• Người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (cần có giấy ủy quyền hợp lệ).

Đáng chú ý, Nghị định 296/2026/NĐ-CP bổ sung quy định cấm đứng tên thay người khác để góp vốn vào doanh nghiệp (sửa đổi khoản 1 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng “góp vốn hộ” trái phép.

3. Hướng dẫn 4 bước đăng ký doanh nghiệp qua mạng chi tiết

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người nộp hồ sơ truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID). Sau đó, bạn đăng nhập vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Kê khai thông tin và tải tài liệu

Trường hợp người nộp là người có thẩm quyền ký:

• Kê khai trực tiếp thông tin trên hệ thống. Các giấy đề nghị hoặc thông báo do hệ thống tạo ra, bạn không cần ký số hoặc tải lên.
• Các giấy tờ khác (như điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập) phải được ký số hoặc ký trực tiếp và tải lên dưới dạng văn bản điện tử.

Trường hợp người nộp là người được ủy quyền:

• Kê khai thông tin và tải tất cả giấy tờ trong thành phần hồ sơ lên hệ thống. Các giấy tờ này phải được ký số hoặc ký trực tiếp.

Ví dụ thực tế: Anh Nguyễn Văn A muốn thành lập công ty TNHH một thành viên. Anh A đăng nhập hệ thống, kê khai tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh. Hệ thống tự sinh ra Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – anh A không cần ký số giấy này. Tuy nhiên, Điều lệ công ty do anh A soạn thảo phải được ký số (bằng chữ ký số cá nhân) và tải lên.

Bước 3: Thanh toán và xác thực

Người nộp hồ sơ thanh toán phí, lệ phí (nếu có) qua cổng thanh toán điện tử. Sau đó, thực hiện xác thực điện tử theo hướng dẫn của hệ thống. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

Bước 4: Nhận kết quả

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Kết quả sẽ được trả về hệ thống. Người nộp hồ sơ đăng nhập lại Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký doanh nghiệp sẽ được tự động truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế, giúp phối hợp giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.

Lưu ý: Bạn có thể dừng thủ tục bất kỳ lúc nào

Theo khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thực hiện thủ tục qua mạng có quyền dừng hồ sơ trước khi có kết quả chính thức.

4. Những trường hợp đặc biệt: Doanh nghiệp nhà nước

Đây là một điểm mới tại khoản 8 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP). Các doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước không cần nộp bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu hay văn bản cử người đại diện theo ủy quyền, mà thay bằng văn bản của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý và đầu tư vốn nhà nước.

5. Lời khuyên từ luật sư khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng

1. Chuẩn bị chữ ký số hợp lệ: Đảm bảo chữ ký số (token) của bạn còn hiệu lực và được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
2. Kiểm tra thông tin trước khi nộp: Theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người thành lập doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin kê khai. Sai sót có thể dẫn đến từ chối hồ sơ hoặc xử phạt hành chính.
3. Không đứng tên thay người khác góp vốn: Nghị định mới cấm hành vi này. Việc vi phạm có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp và pháp luật hình sự.
4. Theo dõi tiến độ hồ sơ: Đăng nhập hệ thống thường xuyên để kiểm tra trạng thái hồ sơ và phản hồi từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
5. Lưu giữ giấy tờ điện tử: Sau khi nhận kết quả, hãy tải và lưu trữ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử cùng các giấy tờ liên quan một cách an toàn.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)