Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tổ chức hành nghề luật sư từ 15/01/2026: Hướng dẫn chi tiết

Kể từ ngày 15/01/2026, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề luật sư sẽ có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 18/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành. Đây là văn bản sửa đổi Nghị định 123/2013/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 112/2025/NĐ-CP) nhằm cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng để quý khách thực hiện thủ tục một cách thuận lợi nhất.

Đối tượng nào bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Theo quy định tại Nghị định 18/2026/NĐ-CP, các loại hình tổ chức hành nghề luật sư bị ảnh hưởng bao gồm:

• Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Người đại diện theo pháp luật phải là luật sư và là thành viên của công ty.
• Công ty luật hợp danh: Người đại diện theo pháp luật phải là luật sư và là thành viên hợp danh.
• Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Người đại diện theo pháp luật phải là luật sư chủ sở hữu.
• Văn phòng luật sư: Người đại diện theo pháp luật phải là luật sư chủ sở hữu.

Lưu ý đặc biệt: Nếu người đại diện theo pháp luật không đáp ứng điều kiện là luật sư (ví dụ: đã bị thu hồi Thẻ luật sư, hoặc không còn là thành viên), tổ chức bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi ngay lập tức.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì từ 15/01/2026?

Theo Nghị định 18/2026/NĐ-CP, thành phần hồ sơ được đơn giản hóa đáng kể. Cụ thể, quý khách chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

1. Giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu quy định của Sở Tư pháp).
2. Bản chính hoặc bản sao điện tử văn bản thỏa thuận giữa người đại diện theo pháp luật cũ và người dự kiến là đại diện theo pháp luật về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ của tổ chức.

Điểm mới quan trọng: Nghị định 18/2026/NĐ-CP đã bãi bỏ yêu cầu nộp “Bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao điện tử hoặc bản sao điện tử có chứng thực từ bản chính hoặc bản sao có chứng thực Thẻ luật sư của người dự kiến là đại diện theo pháp luật”. Điều này giúp giảm thời gian và chi phí chuẩn bị hồ sơ.

Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xử lý như thế nào?

Quy trình thực hiện được chia làm các bước sau:

• Bước 1 – Quyết định thay đổi: Tổ chức hành nghề luật sư ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật (biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc quyết định của chủ sở hữu).
• Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thiện 01 bộ hồ sơ như hướng dẫn ở trên.
• Bước 3 – Nộp hồ sơ: Trong thời hạn 08 ngày kể từ ngày ra quyết định thay đổi, nộp hồ sơ đến Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đăng ký hoạt động. Quý khách có thể lựa chọn một trong ba hình thức:
  • Nộp trực tiếp tại trụ sở Sở Tư pháp.
  • Gửi qua dịch vụ bưu chính.
  • Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (khuyến khích).
• Bước 4 – Nhận kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ cấp lại Giấy đăng ký hoạt động mới, trong đó ghi rõ nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trường hợp từ chối, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Tình huống thực tế: Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Chúng tôi thường gặp các trường hợp sau đây cần thực hiện thủ tục này:

• Luật sư chủ sở hữu/ thành viên chuyển nhượng phần vốn góp hoặc rút khỏi công ty.
• Luật sư đại diện bị thu hồi Thẻ luật sư hoặc tạm dừng hành nghề.
• Luật sư đại diện qua đời hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
• Công ty luật chuyển đổi loại hình (ví dụ: từ công ty TNHH một thành viên sang công ty TNHH hai thành viên).

Ví dụ: Công ty Luật TNHH MTV ABC có luật sư A là chủ sở hữu kiêm người đại diện theo pháp luật. Luật sư A muốn chuyển nhượng toàn bộ vốn góp cho luật sư B. Khi đó, công ty phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật từ A sang B trong vòng 8 ngày kể từ ngày ký hợp đồng chuyển nhượng.

Những điểm mới nổi bật của Nghị định 18/2026/NĐ-CP

So với quy định cũ tại Nghị định 123/2013/NĐ-CP, Nghị định 18/2026/NĐ-CP mang lại những cải tiến đáng kể:

1. Giảm thời gian xử lý: Từ 07 ngày làm việc xuống còn 05 ngày làm việc.
2. Bãi bỏ yêu cầu nộp Thẻ luật sư: Không cần nộp bản sao có chứng thực Thẻ luật sư của người dự kiến làm đại diện.
3. Đơn giản hóa hồ sơ chuyển đổi: Bãi bỏ yêu cầu nộp danh sách thành viên và Thẻ luật sư của các thành viên khi chuyển đổi loại hình công ty luật hoặc văn phòng luật sư.

Những thay đổi này giúp giảm tải thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các tổ chức hành nghề luật sư.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tiễn, chúng tôi đưa ra các lưu ý sau để quý khách thực hiện thủ tục thành công:

1. Tuân thủ thời hạn 8 ngày: Đây là thời hạn bắt buộc. Nếu chậm nộp hồ sơ, tổ chức có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thủ tục hành chính.
2. Chuẩn bị văn bản thỏa thuận chi tiết: Văn bản thỏa thuận giữa người cũ và người mới phải nêu rõ trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến hoạt động của tổ chức. Nếu không có thỏa thuận, Sở Tư pháp có thể yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.
3. Kiểm tra điều kiện của người mới: Người dự kiến làm đại diện phải đảm bảo còn Thẻ luật sư hợp lệ và đang hành nghề.
4. Sử dụng dịch vụ trực tuyến: Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia giúp tiết kiệm thời gian và có thể theo dõi tiến trình xử lý.
5. Lưu trữ hồ sơ gốc: Giữ bản chính các quyết định thay đổi, biên bản họp và văn bản thỏa thuận để đối chiếu khi cần.