Mẫu TK03: Hướng dẫn chi tiết tờ khai xác nhận nhân thân cho người Việt ở nước ngoài xin cấp hộ chiếu

Bạn có người thân là công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài, không may bị mất hộ chiếu và cần xin cấp lại? Trong trường hợp này, mẫu TK03 – Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân là văn bản bắt buộc phải có. Bài viết dưới đây, chúng tôi – với tư cách luật sư tư vấn – sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách điền mẫu, những lưu ý pháp lý quan trọng và trách nhiệm của người được cấp giấy tờ xuất nhập cảnh theo quy định mới nhất.

Theo Thông tư 69/2026/TT-BCA do Bộ Công an ban hành ngày 22 tháng 5 năm 2026, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, mẫu TK03 chính thức được áp dụng thay thế các mẫu cũ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp cơ quan chức năng xác minh nhân thân của người Việt Nam ở nước ngoài trước khi cấp lại hộ chiếu phổ thông.

Tình huống thực tế: Khi nào cần sử dụng mẫu TK03?

Anh Minh, một Việt kiều đang sinh sống tại Nhật Bản, bị mất hộ chiếu phổ thông trong một lần đi du lịch. Anh cần xin cấp lại hộ chiếu tại Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo. Tuy nhiên, để xác minh nhân thân của anh Minh, cơ quan đại diện yêu cầu thân nhân ở Việt Nam (anh trai anh Minh) phải làm thủ tục xác nhận nhân thân. Đây chính là lúc mẫu TK03 được sử dụng.

Trường hợp của anh Minh chỉ là một trong nhiều tình huống thực tế. Theo thống kê từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh, mỗi năm có hàng nghìn công dân Việt Nam ở nước ngoài mất hộ chiếu và cần đến sự hỗ trợ của thân nhân trong nước để hoàn tất thủ tục.

Mẫu TK03: Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân cho công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp hộ chiếu

Mẫu TK03 hiện hành được quy định tại Thông tư 69/2026/TT-BCA. Bạn có thể tải mẫu trực tiếp tại đây hoặc in ấn để sử dụng.

Tải về mẫu TK03

Nội dung mẫu TK03 (trích dẫn):

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ KHAI
Đề nghị xác nhận nhân thân của công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp lại hộ chiếu do bị mất

Mẫu được chia làm hai phần chính:

• Phần A: Thông tin người đề nghị (thân nhân ở trong nước)
• Phần B: Thông tin về thân nhân ở nước ngoài đề nghị cấp lại hộ chiếu

Hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu TK03

Để tránh sai sót, bạn cần tuân thủ các hướng dẫn sau:

1. Yêu cầu về ảnh chụp

Theo hướng dẫn tại mẫu, ảnh chụp (số 1) phải đáp ứng các tiêu chuẩn:

• Ảnh mới chụp của công dân Việt Nam ở nước ngoài
• Cỡ 4cm x 6cm
• Mặt nhìn thẳng, đầu để trán, rõ mặt, rõ hai tai
• Không đeo kính
• Trang phục lịch sự
• Phông ảnh nền trắng
• Dán 01 ảnh vào khung phía trên, kèm 01 ảnh để rời

2. Thông tin người đề nghị (Phần A)

• Họ, chữ đệm và tên (mục 2): Viết bằng chữ in hoa, đầy đủ, chính xác theo giấy tờ tùy thân.
• Giới tính (mục 3): Đánh dấu ☑ vào ô tương ứng.
• Ngày, tháng, năm sinh (mục 4): Ghi đúng theo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân.
• Nơi sinh (mục 5): Ghi tỉnh/thành phố. Nếu sinh ra ở nước ngoài, ghi tên quốc gia.
• Số định danh cá nhân (mục 6): Ghi số căn cước công dân 12 số.
• Địa chỉ cư trú (mục 7): Ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú hiện tại.
• Số điện thoại (mục 8): Số liên lạc để cơ quan chức năng dễ dàng trao đổi.

3. Thông tin về thân nhân ở nước ngoài (Phần B)

• Họ, chữ đệm và tên (mục 1): Viết chữ in hoa, đúng với hộ chiếu cũ.
• Địa chỉ thường trú ở trong nước trước khi xuất cảnh (mục 6): Ghi địa chỉ nơi người đó từng sinh sống tại Việt Nam.
• Địa chỉ ở nước ngoài (mục 7): Ghi địa chỉ nơi người đó đang cư trú.
• Thông tin xuất cảnh (mục 8): Ghi chính xác ngày tháng, cửa khẩu và số hộ chiếu cũ bị mất.
• Giấy tờ chứng minh quan hệ (mục 10): Nếu cơ quan chức năng đã có thông tin trong cơ sở dữ liệu, bạn không cần nộp giấy tờ này. Ngược lại, bạn cần cung cấp giấy khai sinh, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận quan hệ nhân thân.
• Nội dung đề nghị (mục 11): Ghi rõ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi cấp hộ chiếu (ví dụ: Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản).

Trách nhiệm pháp lý của người được cấp giấy tờ xuất nhập cảnh

Theo Điều 23 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (Luật số 49/2019/QH14), người được cấp giấy tờ xuất nhập cảnh có các trách nhiệm sau:

1. Bảo quản giấy tờ xuất nhập cảnh: Giữ gìn cẩn thận, báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền khi bị mất.
2. Làm thủ tục cấp mới: Khi giấy tờ bị hư hỏng, thay đổi thông tin nhân thân, đặc điểm nhận dạng, hoặc xác định lại giới tính.
3. Chỉ sử dụng một loại giấy tờ: Chỉ được dùng một loại giấy tờ xuất nhập cảnh còn giá trị cho mỗi lần xuất cảnh, nhập cảnh.
4. Nộp lại hộ chiếu ngoại giao/công vụ: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hoạt động xuất cảnh, nhập cảnh, phải nộp lại cho cơ quan quản lý, trừ trường hợp có lý do chính đáng.
5. Báo cáo khi thay đổi cơ quan: Khi thay đổi nơi làm việc, phải báo cáo cơ quan quản lý hộ chiếu nơi chuyển đi và chuyển đến.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn nhiều năm, chúng tôi khuyên bạn:

1. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp: Mọi sai sót nhỏ, đặc biệt là tên viết hoa hay số định danh, có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
2. Chuẩn bị ảnh đúng chuẩn: Ảnh 4x6cm nền trắng, rõ mặt, không đeo kính là yêu cầu bắt buộc.
3. Giữ bản sao tất cả giấy tờ: Sao lưu hồ sơ gốc để đối chiếu khi cần.
4. Liên hệ trước với cơ quan chức năng: Gọi đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan đại diện để được hướng dẫn chi tiết, tránh mất thời gian.
5. Thời gian xử lý: Thông thường, hồ sơ được giải quyết trong vòng 5-7 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài nếu thiếu giấy tờ.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về mẫu TK03 – Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân cho công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp hộ chiếu, theo Thông tư 69/2026/TT-BCA. Nếu còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý trực tiếp, bạn vui lòng liên hệ chúng tôi qua số tổng đài 1900.6588 (miễn phí) hoặc dịch vụ Luật sư tư vấn tại 090 222 9061 (có phí).