Hướng dẫn chi tiết thể thức văn bản của Đảng theo Quy định 399-QĐ/TW và Hướng dẫn 05-HD/VPTW mới nhất 2026

Soạn thảo văn bản của Đảng là công việc thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thể thức. Nếu bạn đang là cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng cấp ủy, chắc hẳn không ít lần băn khoăn: “Làm sao để trình bày văn bản Đảng cho đúng quy định mới nhất 2026?”. Bài viết này, với tư cách luật sư tư vấn, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thể thức văn bản của Đảng theo Quy định 399-QĐ/TW và Hướng dẫn 05-HD/VPTW, giúp bạn tự tin soạn thảo mọi loại văn bản.

1. Văn bản của Đảng là gì? Có khác gì so với văn bản hành chính nhà nước?

Theo khoản 1 Quy định 399-QĐ/TW ngày 10/5/2026 của Ban Bí thư Trung ương Đảng, văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết tiếng Việt, ghi lại hoạt động của các tổ chức đảng do cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Đảng ban hành hoặc phối hợp ban hành. Điểm khác biệt cơ bản so với văn bản hành chính nhà nước (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP) là:

• Chủ thể ban hành: Các tổ chức đảng, cơ quan của Đảng.
• Hệ thống văn bản: Bao gồm nghị quyết, chỉ thị, quyết định, quy định, thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn, kết luận…
• Thể thức: Tuân thủ Quy định 399-QĐ/TW và Hướng dẫn 05-HD/VPTW, có một số khác biệt về tiêu đề, tên cơ quan, cách ký và đóng dấu.

2. 9 thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của Đảng là gì?

Theo Mục I Phần II Hướng dẫn 05-HD/VPTW, 9 thành phần thể thức bắt buộc bao gồm:

1. Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam” – in hoa, cỡ chữ 15, đứng, đậm.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản – gồm tên cơ quan cấp trên trực tiếp (in hoa, cỡ 14) và tên cơ quan ban hành (in hoa, cỡ 14, đậm).
3. Số và ký hiệu văn bản – in thường, cỡ 14, đứng. Ví dụ: Số 127-QĐ/TW.
4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành – in thường, cỡ 14, nghiêng. Ví dụ: Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2025.
5. Tên loại và trích yếu nội dung – tên loại (in hoa, cỡ 15-16, đứng, đậm), trích yếu (in thường, cỡ 14-15, đứng, đậm).
6. Nội dung văn bản – in thường, cỡ 14-15, đứng.
7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký – quyền hạn (in hoa, cỡ 14, đậm), chức vụ (in hoa, cỡ 14), họ tên (in thường, cỡ 14, đậm).
8. Dấu cơ quan ban hành – thực hiện theo quy định của Ban Bí thư.
9. Nơi nhận – từ “Kính gửi” (nghiêng, cỡ 14), tên tổ chức, cá nhân (đứng, cỡ 14-15); từ “Nơi nhận” (đứng, có gạch chân, cỡ 14).

Lưu ý quan trọng: Theo Mục II Phần II Hướng dẫn 05-HD/VPTW, tùy tính chất văn bản, người ký có thể bổ sung thêm các thành phần như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ độ khẩn, ký hiệu người soạn thảo, thông tin liên hệ…

3. Hướng dẫn chi tiết cách trình bày từng thành phần thể thức (Phụ lục 2 Hướng dẫn 05-HD/VPTW)

3.1. Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”

Phần này là thành phần bắt buộc đầu tiên, thể hiện chủ quyền và tính chính thống của văn bản.

• Loại chữ: In hoa
• Cỡ chữ: 15
• Kiểu chữ: Đứng, đậm
• Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

3.2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Cần thể hiện đầy đủ tên cơ quan cấp trên trực tiếp và tên cơ quan ban hành, đảm bảo tính chính xác về mặt hành chính.

• Tên cơ quan cấp trên trực tiếp: In hoa, cỡ 14, đứng. Ví dụ: ĐẢNG BỘ TỈNH LÂM ĐỒNG
• Tên cơ quan ban hành: In hoa, cỡ 14, đứng, đậm. Ví dụ: ĐẢNG UỶ ĐẶC KHU PHÚ QUÝ

3.3. Số và ký hiệu văn bản

Ký hiệu văn bản thường gồm chữ viết tắt loại văn bản và cơ quan ban hành.

• Loại chữ: In thường
• Cỡ chữ: 14
• Kiểu chữ: Đứng
• Ví dụ: Số 127-QĐ/TW

3.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành

• Loại chữ: In thường
• Cỡ chữ: 14
• Kiểu chữ: Nghiêng
• Ví dụ: Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2025

3.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung

Đây là thành phần quan trọng giúp người đọc nhận biết ngay loại văn bản và nội dung chính.

• Thể loại văn bản: In hoa, cỡ 15-16, đứng, đậm. Ví dụ: BÁO CÁO
• Trích yếu nội dung: In thường, cỡ 14-15, đứng, đậm. Ví dụ: kết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ 2025 – 2030
• Trích yếu công văn: In thường, cỡ 12, nghiêng. Ví dụ: về việc chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 12 khoá XIII

3.6. Nội dung văn bản

Nội dung văn bản được chia thành các phần, chương, mục, điều, khoản, điểm. Mỗi cấp độ có quy định riêng:

• Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự: In thường, cỡ 14-15, đứng, đậm. Ví dụ: Phần I hoặc Chương II
• Tên phần, chương: In hoa, cỡ 14-15, đứng, đậm. Ví dụ: QUY ĐỊNH CHUNG
• Từ “Mục” và số thứ tự: In thường, cỡ 14-15, đứng, đậm. Ví dụ: Mục 1
• Tên mục: In hoa, cỡ 14-15, đứng, đậm. Ví dụ: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
• Từ “Điều”, số thứ tự và tên điều: In thường, cỡ 14-15, đứng, đậm. Ví dụ: Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
• Khoản: In thường, cỡ 14-15, đứng. Ví dụ: 1. Quy định về…
• Điểm: In thường, cỡ 14-15, đứng. Ví dụ: a) Đại hội đại hiểu đảng bộ tỉnh, thành phố

3.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký

• Quyền hạn ký: In hoa, cỡ 14, đứng, đậm. Ví dụ: T/M BAN THƯỜNG VỤ
• Chức vụ: In hoa, cỡ 14, đứng. Ví dụ: PHÓ BÍ THƯ
• Họ tên: In thường, cỡ 14, đứng, đậm. Ví dụ: Nguyễn Văn A

3.8. Dấu tổ chức ban hành

Thực hiện theo quy định của Ban Bí thư, hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương và Bộ Công an.

3.9. Nơi nhận văn bản

• Từ “Kính gửi” (công văn)/”Kính trình” (tờ trình): In thường, cỡ 14, nghiêng. Ví dụ: Kính gửi:
• Tên tổ chức, cơ quan sau “Kính gửi”: In thường, cỡ 14-15, đứng.
• Từ “Nơi nhận”: In thường, cỡ 14, đứng, có gạch chân.
• Danh sách nơi nhận: In thường, cỡ 12, đứng.

3.10. Các thành phần bổ sung khác

Theo Phụ lục 2 Hướng dẫn 05-HD/VPTW, còn có các thành phần bổ sung như:

• Dấu chỉ mức độ mật: Theo hướng dẫn của Bộ Công an.
• Dấu chỉ mức độ khẩn: In hoa, cỡ 14, đứng, đậm. Ví dụ: KHẨN
• Chỉ dẫn phạm vi lưu hành: In hoa, cỡ 12, đứng, đậm. Ví dụ: TÀI LIỆU HỘI NGHỊ
• Ký hiệu người soạn thảo: In thường, cỡ 11, đứng. Ví dụ: NguyenVanAn-26
• Thông tin liên hệ: In thường, cỡ 10, đứng. Ví dụ: Số 9A, Nguyễn Cảnh Chân, Ba Đình, Hà Nội; điện thoại: 080.45774
• Số trang văn bản, phụ lục: In thường, cỡ 14, đứng.

Tình huống thực tế

Anh Minh, chuyên viên Văn phòng Huyện ủy, được giao nhiệm vụ soạn thảo Công văn số 89-CV/HU về việc tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm. Anh Minh đã trình bày theo đúng Phụ lục 2 Hướng dẫn 05-HD/VPTW: tiêu đề “ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM” cỡ 15, đậm; tên cơ quan “HUYỆN UỶ MỸ ĐỨC” cỡ 14, đậm; trích yếu nội dung in nghiêng cỡ 12; nội dung chính cỡ 14; chữ ký của Phó Bí thư Thường trực in hoa, cỡ 14. Văn bản được Ban Thường vụ Huyện ủy phê duyệt và ban hành ngay trong ngày, không phải chỉnh sửa thể thức.

Lời khuyên từ luật sư

Để đảm bảo văn bản của Đảng được soạn thảo đúng quy định, chúng tôi khuyên bạn:

1. Luôn tra cứu văn bản gốc: Sử dụng Quy định 399-QĐ/TW và Hướng dẫn 05-HD/VPTW làm tài liệu tham chiếu chính, có thể tra cứu tại thuvienphapluat.vn hoặc phapluat.gov.vn.
2. In ấn theo mẫu: Tạo sẵn các mẫu văn bản (công văn, báo cáo, quyết định) trên Word với đúng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ và kiểu chữ theo quy định.
3. Kiểm tra chéo: Trước khi trình ký, kiểm tra lại tất cả 9 thành phần bắt buộc và các thành phần bổ sung (nếu có).
4. Đào tạo định kỳ: Cử cán bộ văn phòng tham gia các lớp tập huấn về thể thức văn bản do Văn phòng Trung ương Đảng tổ chức.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu có vướng mắc, liên hệ Văn phòng cấp ủy cấp trên hoặc luật sư chuyên ngành hành chính – tổ chức để được tư vấn kịp thời.

Kết luận

Việc nắm vững và tuân thủ thể thức văn bản của Đảng theo Quy định 399-QĐ/TW và Hướng dẫn 05-HD/VPTW không chỉ giúp văn bản của bạn hợp lệ về mặt pháp lý mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, trách nhiệm của cơ quan ban hành. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để tự tin soạn thảo mọi loại văn bản Đảng.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể gọi đến tổng đài 1900.6588 để được luật sư tư vấn miễn phí, hoặc liên hệ 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí) cho các vấn đề phức tạp hơn.