Hướng dẫn chi tiết phần Nơi nhận trong thể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn 05-HD/VPTW

Bạn đang soạn thảo một văn bản của Đảng và băn khoăn không biết phần “Nơi nhận” phải trình bày chính xác như thế nào? Đây là một thành phần thể thức bắt buộc, và chỉ cần sai một chi tiết nhỏ như cỡ chữ hay dấu câu cũng có thể khiến văn bản bị trả lại. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z cách trình bày phần Nơi nhận theo đúng Hướng dẫn 05-HD/VPTW, áp dụng cho mọi loại văn bản của Đảng, từ công văn hành chính đến tờ trình quan trọng.

1. Nơi nhận văn bản của Đảng được xác định như thế nào?

Theo mục 9.1 Phần II Hướng dẫn 05-HD/VPTW do Văn phòng Trung ương Đảng ban hành, “nơi nhận văn bản” là thành phần chỉ rõ những tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để thực hiện, để giải quyết, để báo cáo, để biết, để trao đổi hoặc để lưu. Nơi nhận phải được xác định cụ thể ngay trong văn bản.

Cụ thể:

• Nếu văn bản gửi đến một số ít tổ chức, cơ quan, cá nhân cụ thể: ghi tên từng đơn vị một cách rõ ràng.
• Nếu văn bản gửi đến nhiều tổ chức, cơ quan, cá nhân: có thể ghi chung theo nhóm, ví dụ: “Các tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương”, “Các ban, bộ, ngành ở Trung ương”, v.v.

“Việc xác định nơi nhận phải phù hợp với mục đích ban hành văn bản, đảm bảo đúng đối tượng nhận, tránh lãng phí và thất lạc.” – Theo nhận định của các chuyên gia pháp lý về thể thức văn bản Đảng.

2. Phần Nơi nhận trong văn bản của Đảng được trình bày ở đâu và như thế nào?

Theo mục 9.2 Phần II Hướng dẫn 05-HD/VPTW, phần Nơi nhận được trình bày với các yêu cầu cụ thể sau:

1. Vị trí: Góc trái, dưới nội dung văn bản (tương ứng ô số 9a, Phụ lục 1 của Hướng dẫn 05-HD/VPTW).
2. Cụm từ “Nơi nhận”: Trình bày một dòng riêng, dưới cụm từ này có đường kẻ ngang nét liền, chiều dài tương ứng với chiều dài của cụm từ “Nơi nhận”.
3. Danh sách nơi nhận: Ghi tên từng tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm nơi nhận bên dưới cụm từ “Nơi nhận”.

Trường hợp đặc biệt với công văn và tờ trình

Đối với công văn (tên loại văn bản là công văn):

• Tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết được liệt kê tại phần “Kính gửi”, ở chính giữa, trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).
• Ở dòng đầu phần “Nơi nhận” cuối văn bản, thêm từ “Như trên” để chỉ danh sách đã ghi ở phần “Kính gửi”.

Đối với tờ trình (tên loại văn bản là tờ trình):

• Trình bày thêm từ “Kính trình” và liệt kê tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết ở dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1).
• Ở dòng đầu phần “Nơi nhận” cuối văn bản, cũng thêm từ “Như trên”.

Quy tắc dấu câu quan trọng:

• Sau các từ “Nơi nhận”, “Kính gửi”, “Kính trình” có dấu hai chấm (:).
• Sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức ở phần “Kính gửi”, “Kính trình” có dấu chấm phẩy (;).
• Sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức ở phần “Nơi nhận” cũng có dấu chấm phẩy (;).
• Kết thúc nơi lưu văn bản có dấu chấm (.) – đây là quy tắc cuối cùng cần nhớ.

3. Cỡ chữ, kiểu chữ của phần Nơi nhận quy định thế nào?

Chi tiết về cỡ chữ và kiểu chữ được quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Hướng dẫn 05-HD/VPTW, áp dụng cho tất cả các văn bản của Đảng. Chúng tôi tổng hợp trong bảng dưới đây để bạn dễ tra cứu:

Như vậy, cỡ chữ của tên tổ chức, cơ quan, cá nhân sau từ “Nơi nhận” là 12, trong khi cỡ chữ của các thành phần khác là 14 hoặc 14-15. Đây là điểm dễ nhầm lẫn nhất mà nhiều người soạn thảo mắc phải.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều cơ quan Đảng, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng để bạn tránh sai sót:

1. Kiểm tra kỹ dấu câu: Sau mỗi nơi nhận phải có dấu chấm phẩy (;), và kết thúc bằng dấu chấm (.) sau nơi lưu. Đây là lỗi phổ biến nhất.
2. Phân biệt rõ “Như trên” và danh sách cụ thể: Chỉ dùng “Như trên” khi đã có phần “Kính gửi” hoặc “Kính trình” ở đầu văn bản. Nếu không, phải liệt kê đầy đủ.
3. Tuân thủ cỡ chữ chính xác: Tên nơi nhận phải là cỡ 12, không được nhầm với cỡ 14 của các thành phần khác.
4. Đường kẻ ngang dưới “Nơi nhận”: Đây là nét liền, có chiều dài tương ứng với chiều dài cụm từ. Không dùng nét đứt hoặc kẻ dài hơn.
5. Lưu văn bản đúng quy định: Nơi lưu (ví dụ: “Lưu: VT”) phải là dòng cuối cùng của phần Nơi nhận và kết thúc bằng dấu chấm.

Hy vọng hướng dẫn chi tiết trên đã giúp bạn nắm rõ cách trình bày phần Nơi nhận trong thể thức văn bản của Đảng. Nếu còn thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm, quý khách vui lòng liên hệ hotline 1900.6588 để được giải đáp trực tiếp qua tổng đài, hoặc gọi 090 222 9061 để sử dụng dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí). Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!