Hồ sơ cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài từ 01/7/2026: 6 giấy tờ bắt buộc

Kể từ ngày 01/7/2026, quy định về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài sẽ có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Nếu quý khách hàng là nhà thầu nước ngoài đang có kế hoạch hoạt động xây dựng tại Việt Nam, việc nắm rõ thành phần hồ sơ mới là yếu tố tiên quyết để tránh trì hoãn thủ tục hành chính.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết về 6 loại giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ, cách xử lý giấy tờ tiếng nước ngoài, nơi nộp hồ sơ và thời gian xử lý theo quy định mới.

1. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài gồm những giấy tờ gì từ 01/7/2026?

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP của Chính phủ (ban hành ngày 19/8/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026). Nhà thầu nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với các thành phần sau:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo Mẫu số 04, Mẫu số 07 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Trường hợp nộp trực tuyến, nhà thầu kê khai thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.
2. Bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực theo quy định về kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu hợp pháp.
3. Bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực đối với giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức và chứng chỉ hành nghề (nếu có) do nước nơi nhà thầu nước ngoài mang quốc tịch cấp.
4. Biểu báo cáo kinh nghiệm hoạt động liên quan đến các công việc nhận thầu và bản sao có chứng thực báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính trong 03 năm gần nhất. Đối với nhà thầu thành lập dưới 03 năm, nộp báo cáo theo số năm được thành lập.
5. Bản sao có chứng thực Hợp đồng liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc hợp đồng chính thức/hợp đồng nguyên tắc với nhà thầu phụ Việt Nam (đã có trong hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ chào thầu).
6. Giấy ủy quyền hợp pháp đối với người không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu theo Mẫu số 06 Phụ lục III hoặc giấy ủy quyền hợp pháp có nội dung tương đương.

2. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải xử lý thế nào?

Quy định về ngôn ngữ và giấy tờ do nước ngoài cấp được nêu rõ tại khoản 3 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Cụ thể có ba nguyên tắc chính:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng phải bằng tiếng Việt.
• Giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan là thành viên có quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
• Các tài liệu lập bằng tiếng nước ngoài gồm kết quả đấu thầu, giấy phép thành lập, chứng chỉ hành nghề, hợp đồng liên danh, giấy ủy quyền phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Lưu ý quan trọng: Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý tại Luật Việt Nam, việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng thường mất từ 3-5 ngày làm việc mỗi loại giấy tờ. Nhà thầu nên tính toán thời gian này khi chuẩn bị hồ sơ để tránh bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ dự thầu.

3. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng nộp ở đâu, bằng cách nào?

Theo khoản 1 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, nhà thầu nước ngoài có thể nộp hồ sơ theo 03 hình thức sau:

1. Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền;
2. Thông qua dịch vụ bưu chính;
3. Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Về thẩm quyền, điểm a khoản 4 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP quy định:

• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện cấp giấy phép hoạt động xây dựng (bao gồm cả giấy phép điều chỉnh) cho nhà thầu nước ngoài hoạt động xây dựng trên địa bàn tỉnh. Căn cứ tình hình thực tế, UBND cấp tỉnh có thể phân cấp hoặc ủy quyền theo quy định.
• Trường hợp nhà thầu hoạt động trên địa bàn từ 2 đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép là UBND cấp tỉnh nơi nhà thầu dự kiến đặt văn phòng điều hành.

Về thời hạn xử lý, theo khoản 1 Điều 46 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, thời hạn xem xét cấp giấy phép là 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời nhà thầu bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng:

1. Kiểm tra danh sách giấy tờ trước khi nộp: Rà soát đầy đủ 06 thành phần hồ sơ theo khoản 2 Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, tránh thiếu sót dẫn đến yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Chuẩn bị sớm các giấy tờ nước ngoài: Việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng cần thời gian, hãy bắt đầu từ 3-4 tuần trước thời điểm dự kiến nộp hồ sơ.
3. Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền: Trường hợp hoạt động tại nhiều tỉnh, xác định UBND tỉnh nơi đặt văn phòng điều hành để nộp hồ sơ đúng nơi.
4. Ưu tiên nộp trực tuyến: Hình thức này giúp theo dõi tiến độ xử lý và giảm thiểu rủi ro thất lạc hồ sơ.
5. Chuẩn bị sẵn văn bản giải trình: Nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung, hãy phản hồi nhanh chóng để tránh kéo dài thời gian.

Trên đây là nội dung tư vấn về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Nếu quý khách cần hỗ trợ chi tiết hoặc có tình huống cụ thể, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900.6588 để được luật sư tư vấn trực tiếp. Dịch vụ tư vấn chuyên sâu có phí qua số 090 222 9061.