Giá dịch vụ lưu trữ công tại Cao Bằng: Hướng dẫn chi tiết Quyết định 21/2021/QĐ-UBND

Trong quá trình tư vấn cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, chúng tôi nhận thấy nhiều đơn vị còn băn khoăn về việc xây dựng dự toán ngân sách cho hoạt động lưu trữ. Bài viết này sẽ cung cấp cho quý khách toàn bộ thông tin pháp lý quan trọng về Quyết định số 21/2021/QĐ-UBND ngày 20/8/2021 của UBND tỉnh Cao Bằng, qua đó giúp quý khách nắm rõ các mức giá áp dụng và tránh những sai sót không đáng có.

Quyết định 21/2021/QĐ-UBND quy định về vấn đề gì?

Quyết định 21/2021/QĐ-UBND được Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng Hoàng Xuân Ánh ký ban hành, là văn bản pháp lý quan trọng điều chỉnh hoạt động thuê, khoán, đấu thầu các dịch vụ lưu trữ sử dụng ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh. Văn bản này được xây dựng dựa trên nhiều căn cứ pháp lý quan trọng, bao gồm Luật Lưu trữ 2011, Luật Giá 2012 và các Nghị định hướng dẫn của Chính phủ.

Theo đó, văn bản này áp dụng cho toàn bộ các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh có sử dụng dịch vụ sự nghiệp công từ ngân sách nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ. Đáng chú ý, quy định cũng đề cập đến các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động này.

Phạm vi áp dụng của Quyết định 21/2021/QĐ-UBND bao gồm những dịch vụ nào?

Căn cứ theo Điều 1 của Quyết định, các dịch vụ sự nghiệp công thuộc phạm vi điều chỉnh bao gồm:

• Chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt (đối với tài liệu sau ngày 30/4/1975) – bao gồm cả tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn.
• Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
• Xử lý tài liệu hết giá trị (bao gồm tài liệu trong kho lưu trữ và tài liệu loại ra sau chỉnh lý).
• Tạo lập cơ sở dữ liệu; chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ.
• Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc.

Bảng giá chi tiết dịch vụ lưu trữ theo Quyết định 21/2021/QĐ-UBND

Theo Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định, bảng giá chi tiết được phân theo từng nhóm dịch vụ. Dưới đây là một số mức giá tiêu biểu mà quý khách cần đặc biệt lưu ý:

Dịch vụ chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt

Đối với tài liệu hành chính của các cơ quan, tổ chức, giá dịch vụ được tính theo mét giá tài liệu và phụ thuộc vào hệ số phức tạp của từng loại cơ quan:

• HĐND tỉnh, UBND tỉnh (hệ số 1,0): 7.976.123 đồng/mét giá
• HĐND huyện, UBND cấp huyện (hệ số 0,9): 7.290.436 đồng/mét giá
• Các Sở, ban, ngành (hệ số 0,8): 6.604.748 đồng/mét giá
• Đơn vị sự nghiệp công lập, Chi cục (hệ số 0,7): 5.919.061 đồng/mét giá

Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ, giá chỉnh lý thấp hơn, dao động từ 4.161.494 đồng đến 7.203.738 đồng/mét giá.

Dịch vụ vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ

• Vệ sinh kho chuyên dụng: 31.060 đồng/m²
• Vệ sinh kho thông thường: 32.539 đồng/m²
• Vệ sinh kho tạm: 35.325 đồng/m²
• Vệ sinh tài liệu nền giấy: 382.966 đồng/mét giá

Dịch vụ xử lý tài liệu hết giá trị

• Xử lý tài liệu trong kho lưu trữ: 227.996 đồng/mét giá
• Xử lý tài liệu loại ra sau chỉnh lý: 297.457 đồng/mét giá

Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu và số hóa

• Tạo lập CSDL tài liệu chưa biên mục: 3.310 đồng/trang
• Chuẩn hóa, số hóa tài liệu đã biên mục: 2.929 đồng/trang
• Chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu đã số hóa: 3.288 đồng/trang

Dịch vụ phục vụ độc giả và lập danh mục

• Phục vụ độc giả tại phòng đọc: 16.227 đồng/hồ sơ
• Cấp bản sao tài liệu: 3.536 đồng/trang
• Cấp bản chứng thực: 4.293 đồng/trang
• Lập danh mục tài liệu hạn chế (phông 100m): 10.445.094 đồng/phông

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý tại Luật Việt Nam, việc UBND tỉnh Cao Bằng ban hành bảng giá chi tiết với 5 nhóm dịch vụ và hàng chục mức giá cụ thể cho từng đối tượng là một bước tiến quan trọng trong việc minh bạch hóa chi tiêu ngân sách nhà nước, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các đơn vị khi thực hiện đấu thầu, đặt hàng dịch vụ lưu trữ.

Mức giá này có phải là giá trần hay giá bắt buộc?

Theo quy định tại Điều 1, khoản 4 của Quyết định 21/2021/QĐ-UBND, các mức giá ban hành tại văn bản này là mức giá tối đa. Điều này có nghĩa là:

• Các cơ quan, tổ chức khi thuê, khoán, đấu thầu dịch vụ không được vượt quá các mức giá này
• Các mức giá này chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể thỏa thuận mức giá thấp hơn tùy theo điều kiện thực tế

Đáng chú ý, nếu đơn giá vật tư, văn phòng phẩm tại thời điểm áp dụng cao hơn so với quy định, các đơn vị cần báo cáo cấp có thẩm quyền để xem xét điều chỉnh cho phù hợp. Đây là điểm linh hoạt quan trọng giúp các đơn vị tránh thiệt hại khi giá thị trường biến động.

Quyết định 21/2021/QĐ-UBND có hiệu lực từ khi nào?

Theo Điều 2 của Quyết định, văn bản này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 31 tháng 8 năm 2021. Như vậy, tính đến thời điểm hiện tại, Quyết định 21/2021/QĐ-UBND đã có hiệu lực gần 4 năm và vẫn đang được áp dụng trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thi hành bao gồm: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở (Nội vụ, Tài chính), Kho bạc Nhà nước tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Căn cứ pháp lý xây dựng Quyết định 21/2021/QĐ-UBND

Quyết định này được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ, bao gồm:

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung 2019
• Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 (sửa đổi 2020)
• Luật Lưu trữ 2011
• Luật Giá 2012
• Nghị định 01/2013/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Lưu trữ)
• Nghị định 177/2013/NĐ-CP và Nghị định 149/2016/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Giá)
• Các Thông tư của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế – kỹ thuật cho từng loại hình dịch vụ lưu trữ

Tình huống thực tế: Cách áp dụng bảng giá cho đơn vị sự nghiệp

Để minh họa rõ hơn, chúng tôi xin đưa ra một ví dụ cụ thể. Giả sử một trung tâm y tế cấp huyện tại Cao Bằng (thuộc nhóm đơn vị sự nghiệp công lập, hệ số phức tạp 0,7) cần chỉnh lý 50 mét giá tài liệu hành chính chưa lập hồ sơ sơ bộ. Theo bảng giá:

• Đơn giá: 5.919.061 đồng/mét giá (bao gồm tiền lương 4.799.811 đồng + vật tư 1.119.250 đồng)
• Tổng chi phí dự kiến: 50 × 5.919.061 = 295.953.050 đồng

Với ví dụ này, đơn vị cần lưu ý rằng đây là mức giá tối đa chưa bao gồm thuế GTGT, do đó khi xây dựng dự toán cần cộng thêm phần thuế theo quy định. Nếu giá vật tư thị trường tăng cao hơn mức 1.119.250 đồng/mét giá, đơn vị cần báo cáo cấp có thẩm quyền để xem xét điều chỉnh.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho nhiều cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, chúng tôi xin đưa ra một số lưu ý quan trọng sau:

1. Kiểm tra kỹ phân loại cơ quan: Việc xác định đúng hệ số phức tạp (0,5 – 1,0) ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Đơn vị cần đối chiếu chính xác loại hình của mình với bảng phân loại trong Phụ lục để tránh xây dựng sai dự toán.
2. Lưu ý về thuế GTGT: Tất cả các mức giá trong Quyết định đều chưa bao gồm thuế GTGT. Khi lập dự toán, quý khách cần cộng thêm phần thuế này theo quy định của pháp luật về thuế.
3. Theo dõi biến động giá vật tư: Nếu giá vật tư, văn phòng phẩm tại thời điểm áp dụng cao hơn mức quy định, cần kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền. Việc chậm trễ có thể dẫn đến khó khăn trong quyết toán ngân sách.
4. Phân biệt các loại dịch vụ: Mỗi loại dịch vụ có đơn vị tính khác nhau (mét giá, m², trang, hồ sơ, phông). Cần xác định chính xác nhu cầu và đối chiếu đúng đơn vị tính để tránh nhầm lẫn.
5. Cập nhật văn bản mới: Quý khách nên thường xuyên kiểm tra xem có văn bản thay thế hoặc sửa đổi, bổ sung Quyết định 21/2021/QĐ-UBND hay không, đặc biệt khi có sự thay đổi về mức lương cơ sở.

Câu hỏi thường gặp

Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào về việc áp dụng Quyết định 21/2021/QĐ-UBND hoặc cần hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực lưu trữ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật hành chính và quản lý ngân sách, chúng tôi sẵn sàng đồng hà