Bạn cần biết gì về Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/HĐG mới nhất 2026?

Việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghĩa vụ định kỳ quan trọng mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều phải thực hiện. Nếu bạn đang băn khoăn về Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất 2026, hạn nộp, hay cách xử lý khi hóa đơn sai sót, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời chi tiết và cập nhật nhất.

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/HĐG năm 2026 là gì?

Chúng tôi xin khẳng định rõ: Mẫu BC26/HĐG vẫn là mẫu duy nhất được áp dụng để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế trong năm 2026. Mẫu này nằm trong Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi mua hóa đơn của cơ quan thuế đều phải sử dụng mẫu này để báo cáo định kỳ.

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý là khi nào?

Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chúng tôi tóm tắt các mốc thời gian quan trọng như sau:

• Báo cáo quý: Nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo. Ví dụ: Báo cáo quý 1 (tháng 1-3) nộp chậm nhất ngày 30/4; quý 2 (tháng 4-6) nộp chậm nhất ngày 31/7; quý 3 (tháng 7-9) nộp chậm nhất ngày 31/10; quý 4 (tháng 10-12) nộp chậm nhất ngày 31/1 năm sau.
• Trường hợp không sử dụng hóa đơn: Nếu trong kỳ không sử dụng hóa đơn, bạn vẫn phải nộp báo cáo nhưng ghi số lượng sử dụng bằng 0 (không). Bạn không cần gửi kèm bảng kê hóa đơn sử dụng.
• Miễn nộp báo cáo: Nếu kỳ trước bạn đã báo cáo với số tồn bằng 0, và kỳ này không mua, không sử dụng hóa đơn, thì bạn không phải nộp báo cáo.

Các trường hợp đặc biệt phải nộp báo cáo

Theo quy định, ngoài báo cáo định kỳ quý, doanh nghiệp còn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong các trường hợp sau:

• Khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu: Nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
• Khi chuyển địa điểm kinh doanh: Nếu chuyển đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý, phải nộp báo cáo với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý tại chúng tôi, việc nắm rõ các mốc thời gian này giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt chậm nộp hồ sơ, thường từ 1-5 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế khi lập sai như thế nào?

Căn cứ Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chúng tôi hướng dẫn chi tiết các tình huống xử lý hóa đơn đã lập sai:

Tình huống 1: Hóa đơn chưa giao cho người mua

Nếu phát hiện sai sót, người bán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót. Không cần lập biên bản hay thông báo gì thêm.

Tình huống 2: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế

Đây là trường hợp đơn giản nhất. Các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Tình huống 3: Hóa đơn đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế

Người bán và người mua phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản phải ghi rõ lý do thu hồi. Sau đó, người bán gạch chéo các liên, lưu giữ và lập lại hóa đơn mới.

Tình huống 4: Hóa đơn đã giao hàng, đã kê khai thuế

Đây là tình huống phức tạp nhất. Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng, giá bán, thuế suất, tiền thuế cho hóa đơn số…, ký hiệu…”. Quan trọng: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, cả hai bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

Lưu ý đặc biệt: Theo quy định mới nhất, nếu người bán và người mua có thỏa thuận, có thể lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Điều này giúp minh bạch quá trình xử lý và tránh tranh chấp sau này.

Tình huống thực tế

Case study: Công ty TNHH ABC (Hà Nội) mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế quận Cầu Giấy. Trong quý 1/2026, công ty phát hiện một hóa đơn đã xuất cho khách hàng có sai sót về đơn giá (ghi thấp hơn thực tế 10%). Hóa đơn này đã được giao cho khách hàng, hàng hóa đã được giao và cả hai bên đã kê khai thuế.

Giải pháp: Công ty ABC phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng, ghi rõ điều chỉnh tăng đơn giá và tiền thuế cho hóa đơn số cũ. Hóa đơn điều chỉnh này không được ghi số âm. Sau đó, cả hai bên kê khai điều chỉnh tăng doanh thu và thuế đầu ra, đầu vào tương ứng.

Lời khuyên từ luật sư

Để tránh rủi ro pháp lý và thuế, chúng tôi khuyên bạn:

1. Lập lịch nhắc hạn: Thiết lập lịch nhắc nộp báo cáo quý trước ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau ít nhất 5 ngày làm việc để tránh chậm trễ.
2. Kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi giao: Dành ít nhất 5 phút để rà soát thông tin trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng, đặc biệt là mã số thuế, tên, địa chỉ, đơn giá, thuế suất.
3. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Tất cả biên bản điều chỉnh, biên bản thu hồi, hóa đơn điều chỉnh phải được lưu trữ cẩn thận, vì cơ quan thuế có thể yêu cầu kiểm tra bất cứ lúc nào.
4. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: Đối với hóa đơn điện tử, việc xử lý sai sót sẽ đơn giản hơn nhiều. Hãy cân nhắc chuyển đổi nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Trong trường hợp phức tạp (như sai sót liên quan đến nhiều kỳ thuế, hoặc có tranh chấp), hãy liên hệ với luật sư hoặc đại lý thuế để được tư vấn cụ thể.