Kỷ luật lao động: 6 tình huống thực tế và cách xử lý cho doanh nghiệp

Xử lý kỷ luật lao động là một trong những vấn đề nhức nhối nhất mà doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Chỉ một sai sót nhỏ về thủ tục, doanh nghiệp có thể rơi vào tình thế bị kiện ngược ra tòa. Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung từ Webinar “Xử lý kỷ luật lao động trong doanh nghiệp” do LuatVietnam tổ chức ngày 04/12/2024 với sự tham gia của Luật sư Nguyễn Văn Thành, giúp bạn nắm rõ quyền và nghĩa vụ của mình.

1. Người lao động vi phạm có được ủy quyền cho người khác đi họp thay không?

Theo điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người lao động “phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa”. Quy định này khẳng định: sự có mặt của người lao động là bắt buộc, không thể thay thế bằng bất kỳ hình thức ủy quyền nào.

“Ủy quyền là nhờ người khác thực hiện hộ quyền của mình, chứ không phải nhờ người khác thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của mình. Những gì liên quan trực tiếp đến vụ việc, phải giải trình và trả lời liên quan tới buổi họp thì bắt buộc cần người lao động phải tham gia và tự mình trả lời tất cả tình tiết vụ việc.” – Luật sư Nguyễn Văn Thành

Tình huống thực tế: Anh A là nhân viên kinh doanh bị phát hiện chiếm đoạt tài sản công ty. Anh gửi văn bản ủy quyền có công chứng cho em trai đi họp kỷ luật thay. Công ty từ chối và vẫn tổ chức họp vắng mặt. Lời khuyên từ luật sư: Công ty làm đúng. Nếu chấp nhận ủy quyền, cuộc họp có thể bị tuyên vô hiệu vì người lao động không được trực tiếp bào chữa.

2. Kỷ luật sa thải khi chưa đăng ký nội quy lao động: Có được không?

Theo quy định, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn về lao động. Tuy nhiên, Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp sa thải bao gồm: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, tiết lộ bí mật kinh doanh, tự ý bỏ việc 5 ngày liên tục không có lý do chính đáng… Các hành vi này được luật định sẵn, không cần phải có trong nội quy lao động mới áp dụng được.

Tình huống thực tế: Công ty TNHH X mới thành lập, chưa kịp đăng ký nội quy lao động. Nhân viên B bị phát hiện lấy cắp tài sản công ty trị giá 20 triệu đồng. Lời khuyên từ luật sư: Công ty hoàn toàn có thể tiến hành sa thải nhân viên B theo Điều 125 mà không cần đợi đến khi có nội quy lao động đã đăng ký. Tuy nhiên, nếu áp dụng hình thức kỷ luật khác (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương) thì bắt buộc phải có nội quy lao động hợp lệ.

3. Xử lý người lao động nghỉ ngang 5 ngày: Cần thông báo hay không?

Theo điểm e khoản 1 và khoản 3 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên mà không cần thông báo trước. Tuy nhiên, Khoản 1 Điều 45 BLLĐ 2019 quy định, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt.

Tình huống thực tế: Nhân viên C nghỉ việc không phép từ ngày 01/12 đến ngày 07/12 (5 ngày làm việc liên tục). Ngày 08/12, công ty ra quyết định chấm dứt HĐLĐ và gửi thông báo qua bưu điện có xác nhận. Lời khuyên từ luật sư: Công ty cần lập biên bản ghi nhận việc vắng mặt hàng ngày, gửi thư yêu cầu giải trình qua nhiều kênh (bưu điện, email, zalo), và cuối cùng là quyết định chấm dứt hợp đồng kèm thông báo bằng văn bản. Việc này giúp công ty có chứng cứ vững chắc nếu bị kiện ra tòa.

4. Bị sa thải có phải bồi thường cho công ty không?

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa Điều 40 (nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật) và xử lý kỷ luật sa thải (Điều 125). Đây là hai chế định hoàn toàn khác nhau. Người lao động bị sa thải không phải bồi thường nửa tháng lương hay tiền những ngày không báo trước như Điều 40.

Tuy nhiên, theo khoản 1 Điều 129 BLLĐ 2019, người lao động bị sa thải vì hành vi trộm cắp, tham ô, cố ý gây thiệt hại… thì phải bồi thường thiệt hại thực tế và hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có) theo Điều 62 BLLĐ 2019.

Tình huống thực tế: Nhân viên D bị sa thải vì làm hỏng máy móc trị giá 50 triệu đồng. Lời khuyên từ luật sư: Công ty có quyền yêu cầu D bồi thường thiệt hại thực tế 50 triệu đồng và hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có cam kết). Tuy nhiên, mức bồi thường không được vượt quá thiệt hại thực tế và phải có căn cứ rõ ràng.

5. Mâu thuẫn giữa hợp đồng lao động và nội quy lao động: Xử lý thế nào?

Theo quy định, nội quy lao động là văn bản nền tảng, hợp đồng lao động phải được soạn thảo phù hợp với nội quy. Nếu có sự mâu thuẫn, đặc biệt về thời giờ làm việc, thì nguyên tắc áp dụng có lợi cho người lao động được ưu tiên. Doanh nghiệp cần sửa đổi hợp đồng lao động để thống nhất với nội quy.

Tình huống thực tế: Nội quy lao động quy định giờ làm việc 8h-17h, nhưng hợp đồng lao động của nhân viên E ghi 9h-18h. Công ty xử lý kỷ luật E vì đi muộn lúc 8h30. Lời khuyên từ luật sư: Xử lý kỷ luật trong trường hợp này là trái pháp luật. E có quyền khiếu nại và công ty phải bồi thường. Giải pháp: thương lượng sửa đổi hợp đồng lao động để thống nhất với nội quy.

6. Trừ lương người lao động đi muộn: Có trái luật không?

Theo Luật sư Nguyễn Văn Thành: “Đi muộn/về sớm bản chất là hành vi không hoàn thành số giờ công theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Việc doanh nghiệp ghi nhận số giờ công theo thực tế số giờ làm việc của người lao động là hợp pháp. Cần hiểu rằng đây không phải là hành vi xử lý kỷ luật trừ tiền, cắt lương của người lao động.”

Tình huống thực tế: Công ty F quy định: đi muộn 15 phút trừ 30 phút lương, đi muộn 30 phút trừ 1 giờ lương. Lời khuyên từ luật sư: Cách tính này có thể bị coi là xử phạt vi phạm hành chính trá hình nếu mức trừ vượt quá tỷ lệ thời gian thực tế. Doanh nghiệp chỉ nên trả lương theo đúng số phút/gio làm việc thực tế (ví dụ: đi muộn 15 phút thì trả lương 7,75 giờ/ngày, không phải trừ 30 phút).

Lời khuyên từ luật sư

1. Luôn tuân thủ quy trình kỷ luật: Đúng theo Điều 122 BLLĐ 2019: phải có biên bản, có sự tham gia của đại diện tổ chức công đoàn (nếu có), người lao động được bào chữa.
2. Ban hành và đăng ký nội quy lao động: Nếu doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên, bắt buộc phải đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nội quy phải có đầy đủ các nội dung theo Điều 118 BLLĐ 2019.
3. Không nhầm lẫn giữa sa thải và đơn phương chấm dứt hợp đồng: Mỗi hình thức có thủ tục, hậu quả pháp lý khác nhau.
4. Ghi nhận thời gian làm việc thực tế: Sử dụng bảng chấm công, phần mềm chấm công để có căn cứ trả lương chính xác, tránh tranh chấp.
5. Tham khảo ý kiến luật sư trước khi sa thải: Sa thải là hình thức nặng nhất, dễ bị kiện. Một lời tư vấn kịp thời có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng bồi thường.