Thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới tại Phú Thọ: Hướng dẫn chi tiết theo Quyết định 31/2026/QĐ-UBND

Kể từ ngày 15 tháng 7 năm 2026, người dân và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Thọ có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại bất kỳ Trung tâm Phục vụ hành chính công nào trong phạm vi toàn tỉnh, không phân biệt nơi cư trú, trụ sở hay nơi đã cấp giấy tờ liên quan. Đây là nội dung cốt lõi của Quyết định số 31/2026/QĐ-UBND do Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ ban hành ngày 25 tháng 6 năm 2026.

Với vai trò là luật sư tư vấn, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết quy định mới này, giúp quý khách hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và quy trình thực hiện khi áp dụng cơ chế hành chính tiên tiến này.

Quyết định 31/2026/QĐ-UBND là gì và áp dụng cho những ai?

Quyết định số 31/2026/QĐ-UBND được Chủ tịch UBND tỉnh Phú Thọ Trần Duy Đông ký ban hành, căn cứ trên nhiều văn bản pháp luật quan trọng, bao gồm:

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;
• Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15);
• Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 về cơ chế một cửa, một cửa liên thông (sửa đổi bởi Nghị định 367/2025/NĐ-CP).

Đối tượng áp dụng của Quy chế bao gồm 5 nhóm chính:

1. Cơ quan giải quyết TTHC: Cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp xã, Ban quản lý các khu công nghiệp và các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.
2. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết TTHC.
3. Doanh nghiệp bưu chính công ích và doanh nghiệp cung ứng dịch vụ hỗ trợ theo hợp đồng.
4. Tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện TTHC.
5. Tổ chức, cá nhân được thuê hoặc ủy quyền thực hiện TTHC theo quy định.

Thế nào là thủ tục hành chính “không phụ thuộc vào địa giới hành chính”?

Theo Điều 3 của Quy chế, “thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi tỉnh” được hiểu là việc cho phép tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền của các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Phú Thọ thông qua 03 hình thức:

• Cổng Dịch vụ công quốc gia;
• Dịch vụ bưu chính công ích;
• Trực tiếp tại bất kỳ Trung tâm Phục vụ hành chính công trong phạm vi tỉnh.

Điểm mấu chốt là không phân biệt cấp chính quyền, địa giới hành chính nơi cư trú, nơi đặt trụ sở hoặc nơi đã cấp giấy tờ liên quan. Cụ thể, một người dân sống tại huyện Thanh Sơn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công ở thành phố Việt Trì (hoặc bất kỳ huyện/thành nào khác) mà không cần về đúng nơi cư trú.

Phạm vi tiếp nhận TTHC không phụ thuộc địa giới được quy định thế nào?

Theo Điều 5 của Quy chế, việc tiếp nhận TTHC không phụ thuộc địa giới hành chính chỉ được thực hiện đối với các thủ tục nằm trong danh mục do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành, công bố và cập nhật theo thẩm quyền.

Đáng chú ý, đối với các TTHC không thực hiện tiếp nhận trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp xã theo khoản 3 Điều 14 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, việc thực hiện sẽ theo quyết định riêng của cơ quan có thẩm quyền. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, quý khách nên kiểm tra danh mục TTHC được công bố để biết thủ tục của mình có thuộc diện áp dụng hay không.

Quy trình luân chuyển hồ sơ được thực hiện như thế nào?

Quy chế quy định rất chi tiết về quy trình luân chuyển hồ sơ, chia thành hai chiều chính:

Chiều đi (từ đơn vị tiếp nhận đến cơ quan giải quyết)

Theo Điều 7, quy trình bàn giao chiều đi được thực hiện như sau:

• Đối với hồ sơ điện tử: việc xác nhận giao nhận thực hiện thông qua chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.
• Đối với hồ sơ giấy: cá nhân tiếp nhận kiểm đếm, lập danh mục tài liệu, sau đó bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Đơn vị vận chuyển đóng gói, dán niêm phong trước sự chứng kiến của cá nhân tiếp nhận hồ sơ.
• Lập Biên bản bàn giao (Biểu mẫu 01) và nhập thông tin vào Bảng tổng hợp luân chuyển hồ sơ chiều đi (Biểu mẫu 03).

Chiều về (từ cơ quan giải quyết về đơn vị tiếp nhận)

Theo Điều 8, khi trả kết quả bằng bản giấy, cơ quan giải quyết phải:

• Kiểm đếm, đối soát danh mục tài liệu trước khi bàn giao.
• Đóng gói, dán niêm phong dưới sự chứng kiến của đại diện cơ quan giải quyết.
• Lập và ký xác nhận Biên bản bàn giao chiều về (Biểu mẫu 02).
• Cập nhật thông tin vào Bảng tổng hợp luân chuyển kết quả (Biểu mẫu 04).

Việc luân chuyển hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin, tránh mất mát, hư hỏng, và phải có khả năng kiểm tra, truy vết qua nhật ký luân chuyển hoặc biên bản bàn giao.

Thời hạn và phương thức luân chuyển hồ sơ được quy định ra sao?

Theo Điều 6 của Quy chế, việc luân chuyển hồ sơ có thể được thực hiện theo 03 phương thức:

1. Cá nhân của cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ trực tiếp luân chuyển;
2. Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích theo quy định;
3. Phương thức khác theo quy định pháp luật, đảm bảo an toàn, bảo mật và có chứng từ giao nhận.

Đáng chú ý, Quy chế nhấn mạnh: “Không được làm kéo dài thời hạn giải quyết TTHC đã được công bố”, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Điều này có nghĩa là việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan không được ảnh hưởng đến thời gian xử lý mà người dân đã được cam kết.

Xử lý sai sót, sự cố trong quá trình luân chuyển hồ sơ thế nào?

Quy chế dự liệu các tình huống phát sinh trong quá trình luân chuyển. Theo Điều 7 khoản 4, khi cơ quan giải quyết phát hiện hồ sơ thiếu, không đúng danh mục hoặc hư hỏng niêm phong, phải:

• Lập biên bản ngay tại thời điểm nhận;
• Thông báo kịp thời cho đơn vị tiếp nhận;
• Phối hợp xử lý và xác định trách nhiệm theo quy định.

Tình huống thực tế: Ông Minh nộp hồ sơ tại Việt Trì nhưng thẩm quyền giải quyết thuộc huyện Thanh Sơn

Để minh họa rõ hơn, chúng tôi đưa ra tình huống giả định: Ông Minh cư trú tại huyện Thanh Sơn, tỉnh Phú Thọ nhưng đang làm việc tại thành phố Việt Trì. Ông cần xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã nơi cư trú).

Theo cơ chế mới, ông Minh có thể đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại thành phố Việt Trì để nộp hồ sơ. Trung tâm này (đơn vị tiếp nhận) sẽ lập biên bản, niêm phong hồ sơ và chuyển đến UBND xã tại Thanh Sơn (cơ quan giải quyết). Sau khi giải quyết xong, kết quả sẽ được chuyển ngược về Trung tâm tại Việt Trì để ông Minh đến nhận, thay vì phải về tận quê.

Trong suốt quá trình, ông Minh có thể theo dõi tình trạng hồ sơ qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, đảm bảo tính minh bạch và truy vết được.

Lời khuyên từ luật sư

Dựa trên phân tích Quyết định 31/2026/QĐ-UBND, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng cho người dân và doanh nghiệp:

1. Kiểm tra danh mục TTHC áp dụng: Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra thủ tục của bạn có nằm trong danh mục do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hay không.
2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Việc luân chuyển hồ sơ tốn thời gian, vì vậy hãy đảm bảo hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ để tránh phải bổ sung, gây kéo dài thời gian.
3. Theo dõi tiến độ trực tuyến: Sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết TTHC để theo dõi, kiểm tra tình trạng hồ sơ.
4. Lưu giữ biên lai, chứng từ: Giữ lại phiếu tiếp nhận hồ sơ, biên bản bàn giao (nếu có) để đối soát khi cần.
5. Khiếu nại kịp thời: Nếu phát hiện sai sót hoặc chậm trễ, hãy liên hệ ngay với đơn vị tiếp nhận hoặc đường dây nóng của Trung tâm Phục vụ hành chính công.