Công chứng hợp đồng nhà đất 2025: Hồ sơ, thủ tục, phí chi tiết

Bạn đang chuẩn bị mua bán, tặng cho nhà đất và loay hoay không biết bắt đầu từ đâu? Công chứng hợp đồng là bước đầu tiên và quan trọng nhất để việc sang tên Sổ đỏ hợp pháp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình: từ hồ sơ cần chuẩn bị, nơi công chứng, đến chi phí cụ thể theo quy định mới nhất của Luật Đất đai 2024 và Luật Công chứng 2014.

Công chứng hợp đồng nhà đất có bắt buộc không?

Theo điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai năm 2024 do Quốc hội ban hành, các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (nhà ở, công trình xây dựng) bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực. Cụ thể:

• Hợp đồng chuyển nhượng (mua bán) quyền sử dụng đất, nhà ở.
• Hợp đồng tặng cho nhà đất.
• Hợp đồng thế chấp nhà đất để vay vốn ngân hàng.
• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất.

Lưu ý: Nếu không công chứng, hợp đồng sẽ không có hiệu lực pháp luật và bạn không thể thực hiện thủ tục sang tên Sổ đỏ tại Văn phòng đăng ký đất đai.

Công chứng hợp đồng nhà đất ở đâu?

Căn cứ Điều 42 Luật Công chứng 2014, quy định rất rõ về phạm vi công chứng bất động sản:

“Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.”

Ví dụ: Nếu bạn có nhà đất tại Hà Nội, bạn chỉ có thể công chứng tại các Phòng/Văn phòng công chứng đặt trụ sở trên địa bàn thành phố Hà Nội. Bạn không thể công chứng tại tỉnh lân cận như Bắc Ninh hay Hưng Yên.

• Phòng công chứng: thuộc Sở Tư pháp, thường có mức phí thấp hơn.
• Văn phòng công chứng: do công chứng viên thành lập, có mức phí linh hoạt hơn.

Hồ sơ công chứng hợp đồng nhà đất gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

Đối với bên chuyển nhượng (bên bán/tặng cho):

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ, Sổ hồng) bản chính.
• Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc thẻ Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân: Giấy chứng nhận kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng độc thân (nếu chưa kết hôn/ly hôn/góa). Lưu ý: Đây là giấy tờ quan trọng để xác định tài sản chung/riêng của vợ chồng.
• Hợp đồng ủy quyền (bản chính) nếu bạn ủy quyền cho người khác thực hiện việc công chứng.

Đối với bên nhận chuyển nhượng (bên mua/nhận tặng cho):

• Bản sao giấy tờ tùy thân: CMND hoặc thẻ CCCD hoặc hộ chiếu.
• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân: Tương tự như bên bán, để xác định tài sản sau khi nhận chuyển nhượng là tài sản chung hay riêng.

Lưu ý quan trọng: Bản sao các giấy tờ trên không cần chứng thực. Bạn chỉ cần mang bản chính để công chứng viên đối chiếu. Ngoài ra, tổ chức công chứng sẽ cung cấp mẫu Phiếu yêu cầu công chứng để bạn điền thông tin.

Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng nhà đất

Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng

Các bên (cả bên bán và bên mua) cùng đến tổ chức công chứng, nộp hồ sơ đã chuẩn bị. Công chứng viên sẽ kiểm tra:

• Tính đầy đủ và hợp lệ của giấy tờ.
• Năng lực hành vi dân sự của các bên: các bên phải đủ 18 tuổi, minh mẫn, không bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
• Nếu hồ sơ thiếu, công chứng viên sẽ yêu cầu bổ sung. Nếu có vi phạm pháp luật, họ có quyền từ chối công chứng.

Bước 2: Soạn thảo và ký hợp đồng

Có hai trường hợp:

• Trường hợp 1: Các bên đã soạn hợp đồng trước (theo Điều 40 Luật Công chứng 2014). Công chứng viên kiểm tra nội dung dự thảo, nếu không vi phạm pháp luật thì tiến hành tiếp.
• Trường hợp 2: Các bên nhờ tổ chức công chứng soạn thảo (theo Điều 41 Luật Công chứng 2014). Các bên cung cấp thông tin về giá chuyển nhượng, diện tích, vị trí… Công chứng viên soạn thảo hợp đồng theo thỏa thuận.

Sau khi hợp đồng được soạn xong, các bên đọc lại toàn bộ nội dung, kiểm tra kỹ thông tin, sau đó ký vào từng trang của hợp đồng trước mặt công chứng viên. Công chứng viên sẽ đối chiếu bản chính giấy tờ, ghi lời chứng, ký và đóng dấu.

Thời hạn công chứng: Theo quy định, thời hạn không quá 02 ngày làm việc. Đối với hợp đồng phức tạp, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Phí công chứng hợp đồng nhà đất năm 2025 là bao nhiêu?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, phí công chứng được tính dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng. Giá trị này được xác định theo giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định (bảng giá đất của UBND tỉnh) nếu giá thỏa thuận thấp hơn. Cụ thể:

Ví dụ cụ thể: Nếu giá trị nhà đất theo bảng giá nhà nước là 2 tỷ đồng, phí công chứng sẽ được tính như sau:

• Phần 01 tỷ đồng đầu: 0.1% x 1.000.000.000 = 1.000.000 đồng.
• Phần vượt quá 01 tỷ đồng (01 tỷ đồng): 0.06% x 1.000.000.000 = 600.000 đồng.
• Tổng phí công chứng: 1.000.000 + 600.000 = 1.600.000 đồng.

Lưu ý: Mức phí trên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT). Ngoài ra, bạn có thể phải trả thêm thù lao soạn thảo hợp đồng nếu nhờ tổ chức công chứng soạn thảo (mức thù lao do tổ chức công chứng quy định, thường từ 100.000 – 300.000 đồng/hợp đồng).

Ai phải nộp phí công chứng?

Theo khoản 1 Điều 66 Luật Công chứng 2014:

“Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.”

Tuy nhiên, trong thực tế, các bên mua và bán thường thỏa thuận với nhau. Thông thường, bên mua sẽ chịu toàn bộ phí công chứng. Hoặc có trường hợp mỗi bên chịu một nửa. Các bạn nên ghi rõ điều này trong hợp đồng đặt cọc hoặc hợp đồng mua bán để tránh tranh chấp.