Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu từ a-z

Hiện nay hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi ký hợp đồng lao động với người lao động đều phải thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động, đây là một trong những thủ tục bắt buộc đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện để bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ mới thành lập vẫn chưa biết thủ tục đóng bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Quang Huy sẽ giúp các đơn vị sử dụng lao động phần nào đó nắm được các vấn đề cơ bản trong thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động.

1. Cơ sở pháp lý

• Luật bảo hiểm xã hội 2014
• Bộ Luật lao động 2012

2. Tại sao lại phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động

Bảo hiểm xã hội được xác định là một trong những chính sách an sinh xã hội tạo nền tảng cho sự phát triển của kinh tế, xã hội của mỗi quốc gia. Những chính sách về bảo hiểm giúp giải quyết những khó khăn, những rủi ro trong cuộc sống của người lao động. Bảo hiểm xã hội ra đời với phương châm mình vì mọi người, mọi người vì mình, là sự giúp đỡ, tương trợ lẫn nhau.

Thông qua đó người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động để góp phần trách nhiệm bảo vệ người lao động khi gặp phải những rủi ro trong cuộc sống, trong quá trình làm việc.

Nắm bắt được vai trò của bảo hiểm đối với người lao động nên Luật bảo hiểm xã hội 2014 đã quy định tại Điều 2 các trường hợp người sử dụng lao động phải đóng bảo hiểm cho người lao động, để bảo đảm quyền và lợi ích cả hai bên trong quan hệ lao động.

Việc thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ giúp cho người lao động khi ốm đau sẽ được khi khám chữa bệnh và được quỹ bảo hiểm y tế chi trả chi phí và được trợ cấp ốm đau, được nghỉ chăm con khi con ốm; khi thai sản thì được khám thai, được nghỉ sinh đẻ và nuôi con, nhận các trợ cấp khi bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp…. Theo đó ta có thể thấy, việc tham gia đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động không những bảo đảm quyền và lợi ích cho người lao động mà nó còn thể hiện vai trò, trách nhiệm bảo vệ lao động của người sử dụng lao động.

3. Đăng ký hiểm xã hội lần đầu như thế nào

Đóng bảo hiểm xã hội lần đầu tức chỉ việc người sử dụng lao động thực hiện các trình tự thủ tục về bảo hiểm xã hội đối với người lao động lần đầu tiên tham gia vào quan hệ lao động với người chủ sử dụng lao động mà trước đó chưa tham gia bảo hiểm xã hội ở bất kỳ đơn vị nào. Hiểu một cách đơn giản đó là công ty, doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội, những người mà trước đây chưa đóng bảo hiểm xã hội, chưa có mã số sổ bảo hiểm xã hội.

Sỡ dĩ có cụm từ “đóng bảo hiểm xã hội lần đầu” là để phân biệt với các đối tượng trước đã từng tham gia bảo hiểm xã hội nay chuyển đến làm việc tại công ty, những đối tượng này về trình tự thủ tục đóng bảo hiểm xã hội có những điểm khác biết nhất định so với những người tham gia đóng bảo hiểm xã hội lần đầu.

3.1 Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN

Theo quy định của luật bảo hiểm xã hội thì những đối tượng phải tham gia đóng bảo hiểm xã hội bao gồm các đối tượng như sau:

• Người làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ, hoặc theo một công việc nhất định từ đủ 3 tháng đến 12 tháng.
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương
• Đơn vị thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động

Lưu ý:

Theo điều khoản chuyển tiếp của luật bảo hiểm xã hội 2014 thì từ 1-1-2018  “Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng” phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Những người lao động làm việc từ 2 nơi trở lên thì áp dụng việc đóng bảo hiểm như sau: Đóng BHXH, BHTN theo hợp đồng giao kết đầu tiên, đóng bảo hiểm y tế theo hợp đồng có mức tiền lương lao nhất.

Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

3.2 Cách thức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ,BNN

3.2.1 Hồ sơ

3.2.1.1 Đối với người lao động

Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS

Đối với người hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn: Giấy tờ chứng minh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực, ví dụ một số giấy tờ như: Giấy xác nhận tàn tật, giấy xác nhận tham gia kháng chiến và là cựu chiến binh, Giấy xác nhận hộ nghèo…)

3.2.1.2 Đối với người sử dụng lao động (Doanh Nghiệp)

Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS

Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN mấu D02-TS

Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (theo Mục II Phụ Lục 03)

3.2.2 Trình tự đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người sử dụng lao động, hoặc người sử dụng lao động yêu cầu người lao động cung cấp các giấy tờ, hồ sơ theo phần phân tích ở trên.

Bước 2: Người sử dụng lao động hướng dẫn người lao động kê khai thông tin vào các mẫu tờ khai rồi kiểm tra đối chiếu và ký vào tờ khai của người lao động. Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ giấy tờ như đã nêu ở phần (a)

Bước 3: Người sử dụng lao động tiếp hành nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu lên cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở.

3.2.3 Cách thức đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Việc nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu được thực hiện thông qua hai hình thức: Một là người lao động trực tiếp lên nộp hồ sơ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại bổ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội. Hai là tiến hành nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm thông qua đường bưu điện.

Lưu ý: Hiện nay tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh đã gần như yêu cầu tuyệt đối các doanh nghiệp thực hiện việc kê khai đóng bảo bảo hiểm xã hội thông qua phần mềm điện tự kê khai bảo hiểm xã hội, đối với những đơn vị này cần chú ý:

Bước 1: Tìm đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm kê khai điện tử. Sau khi ký phần mềm kê khai điện tử thì phía cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn đơn vi người sử dụng lao động đăng ký mã đơn vị.

Bước 2: Sau khi có mã đơn vị người kê khai tiến hành kê khai theo sự hướng dẫn của phía cung cấp dịch vụ phần mềm.

Bước 3: Nộp tờ khai và đợi kết quả

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội

3.2.4 Thời gian giải quyết

Thời gian cấp thẻ bảo hiểm y tế tối đa không quá 07 ngày làm việc, cấp sổ bảo hiểm xã hội không quá 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

3.2.5 Lệ phí thực hiện

Không mất lệ phí hành chính.

3.3 Phương thức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ,BNN

3.3.1 Đóng hàng tháng

Đối với phương thức đóng hàng tháng thì chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc dựa trên quy tiền lương của người lao động tham gia đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lường tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định (10,5%),chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan bảo hiểm xã hội theo chi nhánh ngân hàng đã được cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp cho đơn vị.

3.3.2 Phương thức đóng 3 tháng hoặc 6 tháng một lần

Đơn vị là công ty, doanh nghiệp,hợp tác xã, các hộ kinh doanh cá thể, các tổ chức hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm ngư nghiệp, diêm nghiệp mà được trả lương theo sản phẩm, theo khoán công, thì đóng theo phương thức hàng tháng hoặc 3 tháng hoặc 6 tháng một lần. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng tiền, đơn vị sử dụng lao động phải chuyển đầy đủ tiền vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội.

3.3.3 Địa điểm đóng

Về địa điểm đóng bảo hiểm xã hội thì áp dụng đóng theo địa bản, đơn vị sử dụng lao động ở tại địa bàn quận huyện nào thì phải đóng ở quận huyện đó. 

Đối với các chi nhanh của công ty, doanh nghiệp thì đóng bảo hiểm xã hội tại địa bàn nơi được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh cho chi nhánh.

Trên đây là bài phân tích, hướng dẫn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động, nếu còn vấn đề gì chưa rõ, hoặc thắc mắc, bạn vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy được được giải đáp thắc mắc.

Trân trọng ./.