Chế độ bảo hiểm xã hội khi cho người khác mượn hồ sơ xin việc

Chào luật sư, tôi bắt đầu làm việc tại công ty X ở Hà Nội từ năm 2005. Năm 2008, tôi có cho bạn mượn hồ sơ để đi làm ở một công ty Y ở Hà Nội. Bạn tôi làm được một năm thì nghỉ việc và chuyển đi nơi khác sinh sống. Năm 2015, tôi cũng nghỉ việc ở công ty X về quê ở Nghệ An. Khi tôi lên lấy sổ BHXH thì công ty thông báo có một sổ BHXH ở công ty khác trùng tên tôi nên công ty không thể chốt sổ BHXH cho tôi được. Bây giờ tôi phải làm sao? Mong được giải đáp!

Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi tới Luật Quang Huy. Căn cứ theo quy định của pháp luật, chúng tôi xin tư vấn về vấn đề mượn/cho mượn hồ sơ đi xin việc như sau:

1. Cơ sở pháp lý

• Công văn 3663/BHXH-THU 2014 hướng dẫn gộp sổ bảo hiểm xã hội người lao động có nhiều sổ
• Nghị định 95/2013/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động bảo hiểm xã hội
• Nghị định 88/2015/NĐ-CP sửa đổi một số điều của Nghị định 95/2013/NĐ-CP 

Trước tiên, việc người lao động cho người khác mượn hồ sơ để đi xin việc sẽ dẫn đến việc người mượn hồ sơ sẽ tham gia BHXH với thông tin của người cho mượn hồ sơ. Như vậy, thông tin và quá trình tham gia BHXH của người cho mượn hồ sơ và cả người đi mượn hồ sơ bị trùng, dẫn đến việc quyền lợi của cả hai bên đều không được đảm bảo. Như vậy, người lao động cho mượn và người đi mượn hồ sơ sẽ phải nộp hồ sơ điều chỉnh về nhân thân đúng theo khoản 8 Công văn 3663/BHXH-THU 2014:

NLĐ đã dùng hồ sơ của người khác để tham gia BHXH và hưởng các chế độ trợ cấp BHXH, nếu còn quá trình chưa hưởng thì sau khi đơn vị (hoặc NLĐ) nộp hồ sơ điều chỉnh theo đúng quy định, cơ quan BHXH thực hiện điều chỉnh hồ sơ về nhân thân đúng và thông báo cho các nơi đã giải quyết chế độ cập nhật nhân thân đúng thông qua Bộ phận chế độ BHXH.

Giá trị pháp lý

2. Thủ tục và hồ sơ đối với người cho mượn hồ sơ và người đi mượn hồ sơ để tham gia BHXH 

2.1 Thủ tục

Theo quy định tại khoản 7.1 Công văn 3663/BHXH-THU:

Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.

NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO).

Như vậy, khi người lao động có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ, người lao động sẽ phải làm theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH và nộp phạt vi phạm hành chính theo Điều 27 Nghị định 95/2013/NĐ-CP sửa đổi bởi Khoản 20 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP như sau:

Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Như vậy, người lao động đi mượn hồ sơ để xin việc sẽ phải nộp phạt từ 500,000 đồng đến 1,000,000 đồng. Sau đó, họ phải nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO) cho cơ quan BHXH. Ngoài ra, khi thực hiện thủ tục điều chỉnh nhân thân do mượn tên, người lao động sẽ không phải chi trả thêm chi phí nào khác.

2.2 Hồ sơ 

Để điều chỉnh nhân thân do mượn tên, người lao động cần làm một bộ hồ sơ được quy định trong Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO) như sau:

• Đơn đề nghị của người mượn hồ sơ: nêu rõ lý do mượn hồ sơ (mẫu D01-TS)
• Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ, có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (mẫu 02-GCĐ/SBH)
• Tờ khai tham gia BHXH cũ để thu hồi (02 bản)
• Tờ khai tham gia BHXH, BHYT mới (mẫu TK1-TS, 01 bản)
• Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH
• Các trang tờ rời sổ BHXH
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng.

3. Thủ tục và hồ sơ đối với người cho người khác mượn hồ sơ để tham gia BHXH (trong trường hợp không thể liên lạc được với người mượn hồ sơ)

3.1 Thủ tục 

Theo quy định tại khoản 7.2 Công văn 3663/BHXH-THU:

Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

– Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.

– Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/…/SO).

Như vậy, người lao động cho mượn hồ sơ khi không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì sẽ phải viết đơn đề nghị theo mẫu D01-TS trình bãy rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ và không liên lạc được với người mượn hồ sơ. Đồng thời cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH. 

Chủ thể nộp hồ sơ theo PGNHS gộp sổ (304/…/SO)

– Đối với người đang tham gia BHXH thì đơn vị nơi đang tham gia nộp hồ sơ.

– Đối với người đã nghỉ việc thì đơn vị nơi tham gia cuối cùng trước khi nghỉ việc nộp hồ sơ.

– Trường hợp đơn vị đã giải thể thì đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp nộp, nếu không có đơn vị quản lý cấp trên thì người lao động nộp cho cơ quan BHXH nơi tham gia cuối cùng trước khi giải thể (khi lập hồ sơ bỏ điểm 1 điểm 2).

Ngoài ra, khi làm thủ tục này thì người lao động sẽ không phải trả bất kì chi phí gì.

3.2 Hồ sơ

Chủ thể nói trên sẽ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo PGNHS gộp sổ (304/…/SO) gồm có các giấy tờ sau:

• Công văn đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS)
• Danh sách đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT (mẫu D07-TS, 03 bản)
• Đơn của người lao động đề nghị chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ BHXH về một sổ BHXH (mẫu D01-TS)
• Chứng minh nhân dân (Bản sao)
• Sổ BHXH gốc, các sổ BHXH khác kèm đầy đủ các tờ rời và mẫu 07/SBH (nếu có) 
• Thẻ BHYT cũ còn thời hạn sử dụng (nếu có)

Ngoài ra, theo Công văn 3558/BHXH-THU năm 2014 chấn chỉnh cấp sổ bảo hiểm xã hội Hồ Chí Minh:

Các trường hợp cấp sổ BHXH phát sinh sau ngày 01/01/2015, BHXH Thành phố sẽ không thực hiện việc điều chỉnh nhân thân đối với các trường hợp người lao động mượn hồ sơ người khác để xin việc làm và đăng ký tham gia BHXH.

Chế độ bảo hiểm xã hội khi cho người khác mượn hồ sơ xin việc

Tuy nhiên, công văn này chỉ có giá trị áp dụng đối với các cơ quan BHXH trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Nên các cơ quan BHXH ở các địa bàn ngoài thành phố Hồ Chí Minh không bắt buộc áp dụng. Như vậy, từ ngày 01/01/2015, các cơ quan BHXH trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh sẽ không thực hiện việc điều chỉnh nhân thân đối với các trường hợp người lao động mượn hồ sơ người khác để xin việc làm và đăng ký tham gia BHXH.

Như vậy, theo như câu hỏi của bạn, thời gian từ năm 2008 đến năm 2015, người bạn của bạn đã đóng BHXH bằng tư cách của bạn. Bạn cần liên hệ với người đã mượn hồ sơ của bạn để đi xin việc và làm thủ tục như trên. Trong trường hợp bạn không thể liên lạc được với người đã mượn hồ sơ của bạn, bạn có thể tự mình làm thủ tục điều chỉnh hồ sơ đã hướng dẫn cụ thể ở trên. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ hủy quá trình đóng BHXH của bạn từ năm 2008 đến năm 2015 theo sổ bảo hiểm xã hội của người bạn đã cho mượn hồ sơ để đi xin việc và công ty của bạn lúc đó sẽ làm thủ tục chốt sổ cho bạn.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề cho người khác mượn hồ sơ để xin việc dẫn đến sổ BHXH bị trùng thông tin. Nếu nội dung tư vấn còn chưa rõ, có nội dung gây hiểu nhầm hoặc có thắc mắc cần tư vấn cụ thể hơn, bạn có thể kết nối tới Tổng đài tư vấn Luật bảo hiểm xã hội qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.

Trân trọng./.