Hướng dẫn rà soát sổ BHXH và bàn giao cho người lao động

Bảo hiểm xã hội là một chính sách an sinh xã hội hữu ích đối với người lao động. Con người muốn tồn tại và phát triển cần có hoạt động lao động do đó xuất hiện mối quan hệ giữa người lao động và đơn vị sử dụng lao động.

Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động và người sử dụng lao động sẽ được ghi nhận trong sổ bảo hiểm xã hội. Vậy khi người lao động nghỉ việc, quá trình rà soát sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) và bàn giao sổ BHXH cho người lao động sẽ tiến hành như thế nào?

Trong bài viết này, Luật Quang Huy xin giải đáp một số thắc mắc về quá trình rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

1. Nguyên tắc rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động

1.1 Nguyên tắc rà soát sổ BHXH

Căn cứ tại Mục 1 Phần I công văn số 4027/BHXH-ST v/v hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động quy định về nguyên tắc rà soát sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Thứ nhất, thực hiện rà soát mã số sổ BHXH của người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin của người lao động ghi trên sổ BHXH.

Thứ hai, nội dung ghi trên sổ BHXH thực hiện rà soát các thông tin sau:

• Về nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.
• Thời gian tham gia BHXH: quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.
• Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.
• Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN.
• Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

Thứ ba, BHXH tỉnh/huyện tổ chức rà soát sổ BHXH theo phân cấp quản lý thu.

1.2 Nguyên tắc bàn giao sổ BHXH

Căn cứ tại Mục 1 Phần II công văn số 4027/BHXH-ST v/v hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động quy định về nguyên tắc rà soát sổ bhxh như sau:

• Chỉ thực hiện bàn giao sổ BHXH cho người lao động sau khi đã rà soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu.
• Cơ quan BHXH phối hợp với đơn vị bàn giao trực tiếp sổ BHXH cho người lao động.

2. Quy trình rà soát sổ bảo hiểm xã hội

      Bước 1: Tổ thẩm định thuộc cơ quan BHXH in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) của người lao động đang tham gia BHXH tại các đơn vị từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ và chuyển cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 2: Đơn vị sử dụng lao động nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ Tổ thẩm định; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03).

Bước 3: NLĐ nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị.

Bước 4: Đơn vị sử dụng lao động nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận và chuyển cho Tổ thẩm định.

Bước 5: Đơn vị sử dụng lao động và Tổ thẩm định phối hợp thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:

• Sổ BHXH đúng, đủ thông tin: Tổ thẩm định thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.
• Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin; sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin: Tổ thẩm định lập Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từng sổ BHXH giao cho đơn vị sử dụng lao động để gửi cho NLĐ bổ sung, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị sử dụng lao động phải bổ sung hồ sơ và giao lại cho cơ quan BHXH; Tổ thẩm định thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

Bước 6: Tổ nhập liệu nhận sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung, Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định, thực hiện:

• Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của NLĐ đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu;
• Khi nhập xong cơ sở dữ liệu, cán bộ trực tiếp nhập dữ liệu in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chuyển Tổ Thẩm định.

Bước 7: Tổ thẩm định nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) sau khi đã điều chỉnh từ Tổ Nhập liệu, chuyển cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 8: Đơn vị sử dụng lao động nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03 từ Tổ thẩm định; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cho Tổ thẩm định.

Bước 9: Tổ thẩm định nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị; nếu đủ xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động thì ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

Bước 10: Tổ nhập liệu nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của NLĐ (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định. Nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

3. Quy trình bàn giao sổ BHXH

Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ nhận toàn bộ hồ sơ từ Tổ Nhập liệu, thực hiện:

• Cấp sổ BHXH

Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH ngày 09/10/1995 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc ban hành mẫu sổ BHXH thì cấp lại (tờ bìa và toàn bộ tờ rời); In tờ rời sổ BHXH liên tục đến ngày 31 tháng 12 của năm trước thời điểm rà soát sổ BHXH. Toàn bộ sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH đục lỗ và lưu tại Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng hồ sơ) của BHXH tỉnh theo quy định.

Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định ban hành kèm theo Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 ban hành mẫu và số sổ BHXH, Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 ban hành mẫu sổ BHXH và hướng dẫn ghi sổ BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và Quyết định số 1035/QĐ-BHXH (tờ bìa và tờ rời) thì không cấp lại, chỉ điều chỉnh, bổ sung thông tin thay thế.

• Bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).
• Báo cáo tình hình bàn giao sổ BHXH cho người lao động:

BHXH huyện lập (Mẫu số 04) gửi BHXH tỉnh trước ngày 05 của tháng sau.

BHXH tỉnh lập (Mẫu số 05) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 10 của tháng sau.

• Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng quản lý hồ sơ) của BHXH tỉnh để lưu theo quy định.

4. Cơ sở pháp lý

• Luật bảo hiểm xã hội năm 2014
• Công văn số 4027/BHXH-ST v/v hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động

Trên đây là giải đáp thắc mắc về vấn đề Hướng dẫn rà soát sổ bhxh và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Nếu còn vấn đề gì thắc mắc hoặc chưa rõ quý khách có thể liên hệ Tổng đài tư vấn chế độ bảo hiểm xã hội qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được giải đáp các thắc mắc.

Trân trọng./.