Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online từ 23/7/2026 gồm gì?

Từ ngày 23/7/2026, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử không phải là một bộ hồ sơ riêng, mà chính là bộ giấy tờ theo từng thủ tục đăng ký doanh nghiệp quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và nộp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là nội dung tại Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 8 Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử gồm những giấy tờ nào?

Theo Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 8 Nghị định 296/2026/NĐ-CP), thành phần hồ sơ điện tử phụ thuộc vào loại thủ tục mà bạn thực hiện. Cụ thể:

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức tham gia thành lập.
• Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: thông báo thay đổi và các giấy tờ tương ứng với nội dung thay đổi (ví dụ: nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, biên bản họp).
• Thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp: thông báo theo mẫu và giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi.

Đáng chú ý, doanh nghiệp không phải chuẩn bị thêm một bộ hồ sơ riêng cho môi trường điện tử. Bộ giấy tờ vẫn giữ nguyên về nội dung như khi nộp bản giấy, chỉ khác ở hình thức thể hiện và cách thức nộp.

Hồ sơ điện tử phải đáp ứng những điều kiện gì?

Khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định 04 điều kiện bắt buộc đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử:

1. Có đầy đủ giấy tờ và nội dung kê khai đầy đủ như hồ sơ bằng bản giấy, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.
2. Thông tin đăng ký doanh nghiệp kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ, chính xác theo thông tin trong hồ sơ.
3. Có thông tin liên hệ của người nộp hồ sơ gồm số điện thoại và thư điện tử, được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Hồ sơ được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Trường hợp người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền, hồ sơ điện tử phải kèm theo giấy tờ chứng minh việc ủy quyền theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cũng dưới dạng văn bản điện tử. Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, yêu cầu ký số là điều kiện dễ bị bỏ sót nhất trong thực tế, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều thành viên góp vốn.

Trình tự nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online từ 23/7/2026 gồm mấy bước?

Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Điều 9 Nghị định 296/2026/NĐ-CP) quy định trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử như sau:

Bước 1: Kê khai thông tin và gửi hồ sơ trên hệ thống

Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu bạn là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, cách xử lý hồ sơ như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo có nội dung kê khai trực tiếp trên hệ thống và chỉ yêu cầu ký: không phải ký số, không phải ký trực tiếp, không phải tải lên hệ thống.
• Các giấy tờ khác thuộc hồ sơ: phải bảo đảm được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.
• Giấy tờ yêu cầu nhiều người ký: phải bảo đảm được ký đầy đủ theo quy định, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử và tải lên hệ thống.

Sau khi kê khai, tải hồ sơ và xác thực điện tử, người nộp hồ sơ thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và gửi hồ sơ. Hệ thống cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

Nếu bạn là người được ủy quyền thực hiện thủ tục, bạn phải kê khai thông tin đăng ký doanh nghiệp, tải toàn bộ giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ lên hệ thống, bảo đảm các giấy tờ được ký số hoặc ký trực tiếp theo quy định, thanh toán phí, lệ phí (nếu có), thực hiện xác thực điện tử và gửi hồ sơ để nhận giấy tiếp nhận, hẹn trả kết quả.

Bước 2: Trao đổi thông tin với cơ quan thuế

Thông tin đăng ký doanh nghiệp kê khai trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Mục đích là phục vụ việc phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và trả kết quả

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết thủ tục theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người nộp hồ sơ đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận thông tin phản hồi về kết quả giải quyết.

Lưu ý: người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký qua mạng theo quy định tại khoản 6 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Tình huống thực tế: Công ty hai thành viên nộp hồ sơ online bị trả lại vì thiếu chữ ký số

Anh Minh và chị Lan dự định thành lập công ty TNHH hai thành viên vào tháng 8/2026. Anh Minh kê khai hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tải lên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và danh sách thành viên. Tuy nhiên, danh sách thành viên chỉ có chữ ký của anh Minh, còn chị Lan chưa ký số.

Hồ sơ bị Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh từ chối vì không đáp ứng điều kiện tại khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP: giấy tờ yêu cầu nhiều người ký phải được ký đầy đủ và thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Anh Minh phải bổ sung chữ ký số của chị Lan rồi nộp lại, mất thêm thời gian chờ đợi.

Tình huống này cho thấy: kiểm tra kỹ chữ ký số của tất cả người ký trước khi gửi hồ sơ là bước không thể bỏ qua khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Lời khuyên từ luật sư

1. Xác định đúng loại thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ: thành lập mới, thay đổi nội dung đăng ký hay thông báo thay đổi — mỗi loại có thành phần giấy tờ khác nhau theo Luật Doanh nghiệp 2020.
2. Chuẩn bị tài khoản định danh điện tử và chữ ký số hợp lệ cho tất cả cá nhân, tổ chức có nghĩa vụ ký trong hồ sơ, tránh tình trạng nộp rồi phải rút hồ sơ bổ sung.
3. Kê khai thông tin trên hệ thống phải khớp chính xác với văn bản điện tử tải lên, bao gồm số điện thoại và thư điện tử liên hệ của người nộp hồ sơ.
4. Nếu nộp thay qua người được ủy quyền, đính kèm giấy tờ chứng minh việc ủy quyền dạng điện tử theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
5. Lưu giữ Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử để đối chiếu, theo dõi tiến độ và xử lý khi phát sinh vướng mắc với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử áp dụng từ ngày 23/7/2026 theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Quý khách cần tư vấn cụ thể cho từng loại hình doanh nghiệp, vui lòng liên hệ luật sư để được hỗ trợ.