Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 118/2025/NĐ-CP: Những điểm mới người dân cần biết

Chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi từ quý khách hàng về Nghị định 309/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 8 năm 2026, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP. Văn bản này không chỉ tác động đến hoạt động của các cơ quan hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những điểm mới quan trọng nhất mà bạn cần nắm rõ.

Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung những nội dung gì?

Theo nội dung văn bản, Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung các điều khoản liên quan đến: định nghĩa Cổng Dịch vụ công quốc gia (Điều 1), trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Điều 2), tổ chức Bộ phận Một cửa (Điều 3), Trung tâm Phục vụ hành chính công (Điều 5), tiếp nhận hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính (Điều 7) và quy trình xử lý hồ sơ qua ki-ốt thông minh (Điều 8).

Ki-ốt thông minh là gì và hoạt động ra sao theo quy định mới?

Đây là điểm mới đáng chú ý nhất. Khoản 9 Điều 3 của Nghị định 118/2025/NĐ-CP được bổ sung định nghĩa về ki-ốt thông minh (thiết bị tự phục vụ). Theo đó, thiết bị này cho phép tổ chức, cá nhân thực hiện các thao tác sau:

• Tra cứu thông tin thủ tục hành chính
• Nộp hồ sơ trực tuyến
• Xác thực định danh qua VNeID hoặc thẻ Căn cước
• Thanh toán trực tuyến nghĩa vụ tài chính
• Nhận kết quả thủ tục hành chính tự động

Đáng chú ý, khoản 2a Điều 17 (được bổ sung tại Điều 8 Nghị định 309) quy định: “Đối với hồ sơ nộp qua ki-ốt thông minh, hệ thống tự động thực hiện việc xác thực danh tính qua Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc qua thiết bị đọc thẻ Căn cước có giá trị thay thế việc kiểm tra, đối chiếu giấy tờ tùy thân của công dân.”

Nộp hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính có ý nghĩa gì với người dân?

Theo khoản 4 Điều 14 được bổ sung tại Điều 7 của Nghị định 309, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và cấp xã được tiếp nhận thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc. Tuy nhiên, quyền lợi này chỉ áp dụng cho những thủ tục hành chính đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Thuộc danh mục quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 118/2025/NĐ-CP
• Đáp ứng yêu cầu về số hóa hồ sơ
• Đáp ứng yêu cầu về xác thực điện tử
• Đáp ứng yêu cầu liên thông, chia sẻ dữ liệu theo danh mục do cơ quan có thẩm quyền công bố

Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 17 cũng được sửa đổi để làm rõ: “Thời gian giải quyết thủ tục hành chính được tiếp nhận không phụ thuộc vào địa giới hành chính được tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính nhận được hồ sơ theo quy định.”

Cơ quan tiếp nhận có được yêu cầu nộp lại giấy tờ đã có dữ liệu số không?

Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất nhằm cắt giảm thủ tục, giảm phiền hà cho người dân. Theo khoản 2a Điều 4 được bổ sung tại Điều 2 Nghị định 309/2026/NĐ-CP:

“Cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính mà các thông tin trong thành phần hồ sơ đã có dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố, kết nối chia sẻ theo quy định.”

Tuy nhiên, quy định cũng nêu rõ ngoại lệ: nếu không khai thác được dữ liệu do sự cố, thảm họa hoặc thông tin chưa chính xác thì cơ quan tiếp nhận được phép yêu cầu bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết.

Quy định mới về tổ chức Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã

Điều 5 Nghị định 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 3 Điều 10 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết về tổ chức nhân sự của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã:

• Lãnh đạo: Giám đốc (tương đương Trưởng phòng) và không quá 02 Phó Giám đốc (tương đương Phó Trưởng phòng)
• Nhân sự: Công chức, nhân viên thuộc quản lý của Trung tâm; công chức, viên chức của các phòng chuyên môn và cơ quan ngành dọc cử đến
• Hợp đồng: Nhân sự của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính công ích hoặc doanh nghiệp cung ứng dịch vụ hỗ trợ theo hợp đồng lao động

Ngoài ra, khoản 8 Điều 12 (sửa đổi tại Điều 6) bổ sung trách nhiệm của cơ quan cử cán bộ: phải có phương án nhân sự dự phòng để đảm bảo hoạt động tiếp nhận hồ sơ không bị gián đoạn khi cán bộ được cử nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc đi công tác.

Tình huống thực tế: Người dân nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công khác tỉnh

Case study: Anh Trần Văn A, cư trú tại tỉnh Bình Dương, có nhu cầu đăng ký thay đổi hộ khẩu cho con. Do đang công tác tại TP. Hồ Chí Minh, anh A đến Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hồ Chí Minh để nộp hồ sơ.

Theo quy định mới tại khoản 4 Điều 14 Nghị định 309/2026/NĐ-CP, Trung tâm Phục vụ hành chính công TP. Hồ Chí Minh có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ của anh A nếu thủ tục này thuộc danh mục được phép tiếp nhận không phụ thuộc địa giới hành chính. Thời gian giải quyết sẽ được tính từ khi cơ quan có thẩm quyền tại Bình Dương nhận được hồ sơ chuyển đến, không phải từ ngày anh A nộp tại TP. Hồ Chí Minh.

Các quy định chuyển tiếp và thời điểm có hiệu lực

Nghị định 309/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành căn cứ trên nhiều luật quan trọng, bao gồm: Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15, Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và Luật Dữ liệu số số 60/2024/QH15.

Về trách nhiệm triển khai, Điều 11 Nghị định 309 giao Bộ Tư pháp chủ trì đánh giá chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thực hiện thủ tục hành chính. Điều 10 giao Bộ Công an chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp và Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến tập trung qua Nền tảng biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Lời khuyên từ luật sư

Trên cơ sở phân tích các quy định mới, chúng tôi đưa ra một số lưu ý quan trọng cho người dân và doanh nghiệp:

1. Ưu tiên nộp hồ sơ trực tuyến: Khi đã có ki-ốt thông minh và các quy định về khai thác dữ liệu số, việc nộp hồ sơ trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và tránh phiền hà.
2. Kiểm tra danh mục thủ tục được tiếp nhận không phụ thuộc địa giới: Không phải mọi thủ tục đều được áp dụng quy định mới này. Bạn nên tra cứu trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc liên hệ cơ quan chức năng để xác nhận trước khi di chuyển.
3. Chuẩn bị sẵn VNeID mức 2: Quy định mới cho phép xác thực danh tính qua VNeID thay thế giấy tờ tùy thân khi nộp hồ sơ qua ki-ốt thông minh. Việc kích hoạt tài khoản VNeID mức 2 sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tiện ích này.
4. Giữ lại Mã số hồ sơ: Theo khoản 3 Điều 17 được sửa đổi, mỗi hồ sơ sau khi tiếp nhận sẽ được cấp 01 Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Hãy lưu giữ mã số này cẩn thận.
5. Phản ánh kịp thời nếu bị yêu cầu nộp giấy tờ đã có dữ liệu số: Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu bạn cung cấp giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, bạn có quyền nêu phản ánh theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 8 (được sửa đổi tại Điều 4 Nghị định 309).

Câu hỏi thường gặp

Nếu quý khách cần tư vấn thêm về các quy định mới của Nghị định 309/2026/NĐ-CP hoặc gặp vướng m