Hướng dẫn chi tiết Mẫu tờ khai cấp hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài mới nhất 2026

Khi bạn đang sinh sống, học tập hoặc công tác ở nước ngoài và cần làm hộ chiếu phổ thông mới hoặc gia hạn, việc nắm rõ mẫu tờ khai và quy trình là vô cùng quan trọng. Từ ngày 01/7/2026, theo Thông tư 69/2026/TT-BCA do Bộ Công an ban hành ngày 22/5/2026, hai mẫu tờ khai mới là TK02 và TK02a chính thức có hiệu lực. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách điền từng mẫu, các lưu ý pháp lý quan trọng và quy định về cấp hộ chiếu ngoại giao, công vụ tại nước ngoài.

Mẫu TK02: Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài dành cho người từ 14 tuổi trở lên

Mẫu TK02 được ban hành kèm theo Thông tư 69/2026/TT-BCA, thay thế các mẫu cũ trước đây. Đây là mẫu tờ khai chính thức duy nhất dành cho người từ 14 tuổi trở lên khi làm thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Cấu trúc và nội dung chính của mẫu TK02

Mẫu TK02 gồm 16 mục thông tin cần điền, được thiết kế để thu thập đầy đủ dữ liệu nhân thân và lịch sử xuất nhập cảnh của người đề nghị. Cụ thể:

• Mục 1-3: Họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh (tỉnh/thành phố tại Việt Nam).
• Mục 4: Số định danh cá nhân (nếu có) – đây là thông tin quan trọng để đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Mục 5-7: Dân tộc, tôn giáo, số điện thoại liên hệ.
• Mục 8-9: Địa chỉ cư trú ở nước ngoài và địa chỉ đăng ký thường trú tại Việt Nam trước khi xuất cảnh.
• Mục 10-11: Nghề nghiệp, tên và địa chỉ cơ quan (nếu có).
• Mục 12: Thông tin về cha, mẹ, vợ/chồng (họ tên, ngày sinh).
• Mục 13: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại của thân nhân ở Việt Nam (nếu có).
• Mục 14: Ngày xuất cảnh Việt Nam và cửa khẩu đã qua.
• Mục 15: Số hộ chiếu phổ thông cấp lần gần nhất (nếu có), ngày cấp.
• Mục 16: Nội dung đề nghị: lựa chọn giữa “Cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử” hoặc “Cấp hộ chiếu không gắn chíp điện tử”.

Cuối tờ khai là phần cam đoan và chữ ký của người đề nghị, ghi rõ địa điểm (tên thành phố nước ngoài) và ngày tháng năm.

Lưu ý khi điền mẫu TK02

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc kê khai chính xác thông tin là yếu tố then chốt để hồ sơ được xử lý nhanh chóng. Bạn cần đặc biệt lưu ý:

• Ảnh chân dung: Phải là ảnh mới chụp trong vòng 6 tháng, nền trắng, kích thước 4×6 cm, không đeo kính, không trang điểm đậm.
• Thông tin hộ chiếu cũ: Nếu đã từng được cấp hộ chiếu, bắt buộc phải điền số hộ chiếu cũ và ngày cấp để cơ quan chức năng tra cứu.
• Địa chỉ cư trú: Ghi chính xác địa chỉ nơi bạn đang sinh sống ở nước ngoài, bao gồm số nhà, đường, thành phố, quốc gia.
• Lựa chọn loại hộ chiếu: Nếu bạn muốn hộ chiếu có gắn chíp điện tử (thời hạn 10 năm), hãy đánh dấu vào ô tương ứng. Hộ chiếu không gắn chíp có thời hạn 5 năm.

Mẫu TK02a: Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài dành cho người chưa đủ 14 tuổi

Mẫu TK02a có cấu trúc đặc biệt với hai phần riêng biệt: Phần A dành cho thông tin người đại diện hợp pháp, Phần B dành cho thông tin của trẻ. Điều này giúp cơ quan chức năng xác định rõ trách nhiệm pháp lý và mối quan hệ giữa người khai và trẻ.

Nội dung chi tiết phần A – Thông tin người đại diện hợp pháp

Phần này yêu cầu kê khai đầy đủ thông tin của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ, bao gồm:

• Họ, chữ đệm và tên, ngày sinh, giới tính.
• Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu (nếu có).
• Địa chỉ cư trú ở nước ngoài và số điện thoại liên hệ.
• Quan hệ với người chưa đủ 14 tuổi: Cha, mẹ hoặc người giám hộ. Đây là thông tin quan trọng để xác nhận tư cách đại diện.

Nội dung chi tiết phần B – Thông tin về trẻ em

Phần này tương tự như mẫu TK02 nhưng được thiết kế phù hợp với đối tượng trẻ em, bao gồm:

• Họ và tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh (tỉnh/thành phố tại Việt Nam).
• Số định danh cá nhân (nếu có).
• Dân tộc, tôn giáo.
• Địa chỉ cư trú ở nước ngoài và địa chỉ đăng ký thường trú tại Việt Nam (nếu có).
• Thông tin về cha và mẹ (họ tên, ngày sinh).
• Số hộ chiếu cấp lần gần nhất (nếu có).
• Nội dung đề nghị (cấp mới hoặc gia hạn).

Cuối tờ khai, người đại diện hợp pháp ký tên và ghi rõ họ tên, xác nhận cam đoan thông tin là đúng sự thật.

Tình huống thực tế

Anh Minh, đang làm việc tại Nhật Bản, có con trai 10 tuổi sinh ra tại Việt Nam và hiện đang sống cùng anh. Khi làm hộ chiếu cho con, anh Minh phải sử dụng mẫu TK02a. Anh điền phần A với thông tin của mình với tư cách là cha, và phần B với thông tin của con. Anh cần chuẩn bị thêm giấy khai sinh của con và giấy tờ chứng minh quan hệ cha con (nếu cần).

Quy định về cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài

Theo Điều 13 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (Luật số 49/2019/QH14), việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài được áp dụng cho các trường hợp sau:

• Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài.
• Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ.
• Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của các cơ quan nêu trên.
• Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, hoặc con mới sinh ở nước ngoài của thành viên các cơ quan này.

Thủ tục nộp hồ sơ: Người đề nghị nộp tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và các giấy tờ liên quan tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán).

Lời khuyên từ luật sư

1. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp: Sai sót nhỏ như tên viết hoa không đúng quy cách, ngày tháng năm sinh sai lệch có thể khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý lên đến 2-3 tuần.
2. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ kèm theo: Ngoài tờ khai, bạn cần nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực hộ chiếu cũ (nếu có), giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD), và 02 ảnh chân dung. Đối với trẻ em, thêm giấy khai sinh.
3. Liên hệ trước với Cơ quan đại diện: Mỗi quốc gia có thể có quy trình nộp hồ sơ khác nhau (qua bưu điện, nộp trực tiếp hoặc đặt lịch hẹn). Hãy gọi điện hoặc truy cập website của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước bạn đang sống để biết thông tin chi tiết.
4. Lưu ý thời hạn xử lý: Theo quy định, thời gian cấp hộ chiếu phổ thông tại nước ngoài thường là 5-10 ngày làm việc, nhưng có thể lâu hơn trong mùa cao điểm.
5. Bảo quản hộ chiếu cẩn thận: Hộ chiếu là giấy tờ quan trọng, nếu bị mất hoặc hỏng khi đang ở nước ngoài, bạn phải làm thủ tục cấp lại, mất thêm thời gian và chi phí.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về mẫu tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông ở nước ngoài mới nhất theo Thông tư 69/2026/TT-BCA. Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.6588 (tư vấn qua tổng đài) hoặc 090.222.9061 (dịch vụ Luật sư tư vấn có phí). Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.