Hướng dẫn chi tiết mẫu 04/SS-HĐĐT: Xử lý hóa đơn điện tử sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Khi kế toán hoặc doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử có sai sót, việc xử lý đúng quy trình là vô cùng quan trọng để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Nếu bạn đang băn khoăn về cách làm thông báo hóa đơn sai, mẫu biểu nào sử dụng, và các tình huống nào phải điều chỉnh hay thay thế, bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ góc nhìn của luật sư tư vấn thuế.

Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì? Áp dụng khi nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, mẫu 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu bắt buộc mà người bán phải sử dụng khi phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập sai và thuộc một trong các trường hợp cụ thể. Mẫu này nằm tại Phụ lục III của Thông tư và có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Khi nào cần dùng mẫu 04/SS-HĐĐT? Cụ thể, nếu hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung như tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ, hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc tên hàng hóa, thì người bán chỉ cần lập thông báo theo mẫu này và gửi đến cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn mới.

Đáng chú ý, theo điểm a khoản 1 Điều 10 nêu trên, trong trường hợp này người bán cũng phải thông báo cho người mua biết về việc hóa đơn đã lập sai, và việc thông báo với cơ quan thuế thực hiện qua Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Cách điền mẫu 04/SS-HĐĐT chi tiết từng cột

Mẫu thông báo gồm các phần chính sau:

• Phần thông tin người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế.
• Phần danh sách hóa đơn sai (các cột từ 1 đến 9):

1. Cột (1) – STT: Đánh số thứ tự từng hóa đơn sai.
2. Cột (2) – Mã CQT cấp: Chỉ điền nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Nếu hóa đơn không có mã (do tự in hoặc theo quy định), để trống.
3. Cột (3) – Ký hiệu mẫu hóa đơn: Ghi ký hiệu mẫu số hóa đơn (ví dụ: 01GTKT0/001).
4. Cột (4) – Ký hiệu hóa đơn: Ghi ký hiệu hóa đơn (ví dụ: AB/2025E).
5. Cột (5) – Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn đã lập sai.
6. Cột (6) – Ngày lập hóa đơn: Ghi ngày tháng năm lập hóa đơn sai.
7. Cột (7) – Loại hóa đơn: Ghi loại hóa đơn (ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng).
8. Cột (8) – Thông báo/Giải trình: Nếu người bán tự phát hiện sai và thông báo, ghi rõ nội dung sai và lý do. Nếu cơ quan thuế thông báo, người nộp thuế cần giải trình tại đây.
9. Cột (9) – Lý do/Thông báo của CQT: Thường để trống nếu là thông báo từ phía người bán, chỉ điền nếu có văn bản của cơ quan thuế.

Phần cuối: Ghi địa danh, ngày tháng năm lập thông báo. Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp ký số (chữ ký số hoặc chữ ký điện tử). Người mua ký số nếu có.

Tình huống thực tế:

Công ty TNHH ABC (MST: 0101234567) lập hóa đơn số 0000123 ngày 15/7/2026 cho khách hàng, nhưng ghi sai tên công ty người mua từ “Công ty TNHH XYZ” thành “Công ty TNHH XYY”. Các thông tin khác (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa) đều đúng. Trong trường hợp này, kế toán công ty ABC chỉ cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT, ghi rõ thông tin hóa đơn sai ở cột (8) là “Sai tên người mua”, gửi lên cơ quan thuế qua hệ thống hóa đơn điện tử, đồng thời thông báo cho khách hàng biết. Không cần hủy hay lập hóa đơn thay thế.

Các trường hợp sai hóa đơn không dùng mẫu 04/SS-HĐĐT

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử sai các nội dung quan trọng sau đây, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, chứ không phải chỉ thông báo:

• Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán.
• Sai tên hàng hóa, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
• Sai số tiền ghi trên hóa đơn (giá trị hàng hóa, dịch vụ).
• Sai thuế suất thuế GTGT.
• Sai tiền thuế.
• Sai các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp điểm a).

Ngoài ra, có một số ngoại lệ quan trọng:

• Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (xe ô tô, căn hộ…): người bán bắt buộc lập hóa đơn thay thế (trừ trường hợp đặc thù).
• Ngành hàng không: hóa đơn đổi, hoàn chứng từ được coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”.
• Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn: người bán gửi thông tin điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp kỳ tiếp theo, không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lời khuyên từ luật sư

1. Phân loại sai sót ngay khi phát hiện: Đừng vội lập mẫu 04/SS-HĐĐT nếu chưa xác định rõ loại sai sót. Sai về số tiền hay thuế suất phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu làm sai sẽ bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc xử phạt.
2. Lưu giữ chứng từ thông báo: Mẫu 04/SS-HĐĐT sau khi ký số và gửi thành công đến cơ quan thuế phải được lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ kế toán, phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra sau này.
3. Thông báo cho người mua kịp thời: Theo quy định, người bán phải thông báo cho người mua về hóa đơn sai. Việc này nên thực hiện bằng văn bản (email có xác nhận) để có bằng chứng.
4. Kiểm tra kỹ cột (8) – Giải trình: Nội dung giải trình phải ngắn gọn, chính xác, nêu rõ nội dung sai và nội dung đúng. Tránh viết chung chung.
5. Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Từ ngày 01/7/2026, các phần mềm hóa đơn điện tử phải hỗ trợ đầy đủ các mẫu biểu mới theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật kịp thời.

Câu hỏi thường gặp

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn về Mẫu 04/SS-HĐĐT: Mẫu thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý cụ thể, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900.6588 hoặc đặt lịch tư vấn riêng với luật sư chuyên về thuế qua số 090 222 9061 (dịch vụ có phí).