Hướng dẫn kê khai chế độ ốm đau qua mạng

Thực hiện chỉ đạo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các cơ quan bảo hiểm xã hội trên địa bàn toàn quốc đã áp dụng phương thức giao dịch điện tử trong việc giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe giữa đơn vị sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bài viết dưới đây của Luật Quang Huy sẽ hướng dẫn các bạn đọc về việc kê khai chế độ ốm đau qua mạng.

1. Đơn vị cần chuẩn bị gì khi kê khai chế độ ốm đau qua mạng

Để tiến hành giải quyết chế độ ốm đau của người lao động qua mạng, đơn vị cần chuẩn bị: chữ ký số, tài khoản, phần mềm kê khai.

1.1 Chữ ký số

Chữ ký số là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

Khi kê khai bất kỳ giấy tờ gì đều cần có dấu xác nhận và chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu kê khai hồ sơ bằng phương thức giao dịch điện tử, chắc chắn không thể dùng phương pháp ký tay như thông thường bởi vậy để tiến hành kê khai hồ sơ ốm đau qua mạng trước hết doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị chữ ký số.

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi tiến hành giao dịch điện tử trong hoạt động công cộng, người sử dụng phải sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp.

Quá trình sử dụng chữ ký số gồm 2 bước: Tạo chữ ký số và kiểm tra chữ ký số.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các doanh nghiệp sau: Viettel, Fpt, Bkav, Ck, Vina, Newtel, Nacencomm, Safe-ca…

Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

1.2 Tài khoản

Tiếp theo để tiến hành kê khai chế độ ốm đau qua mạng, doanh nghiệp cần phải tiến hành đăng ký tài khoản bảo hiểm xã hội với cơ quan bảo hiểm. Việc đăng ký tài khoản sẽ chỉ được tiến hành một lần duy nhất khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu. Và tùy thuộc vào phần mềm kê khai mà doanh nghiệp sử dụng thì cách đăng ký tài khoản sẽ có những điểm khác biệt nhất định.

Hướng dẫn kê khai chế độ ốm đau qua mạng

1.3 Phần mềm kê khai

Cuối cùng để tiến hành kê khai doanh nghiệp cần phải có phần mềm kê khai.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm kê khai mà doanh nghiệp có thể lựa chọn.

Doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai hồ sơ và nộp qua Cổng Thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phần mềm KBHXH do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp miễn phí hoặc sử dụng phần mềm kê khai của 7 nhà I-Van: VNPT, TS24, Thái Sơn, Efy, Viettel, Bkav, CMC.

2. Các bước kê khai chế độ ốm đau qua mạng

Quy trình kê khai chế độ ốm đau qua mạng gồm 4 bước: Lập tờ khai; Chọn người lao động; Điền tờ khai; Nộp hồ sơ.

2.1 Bước 1: Lập tờ khai

Sau khi tiến hành đăng nhập vào phần mềm kê khai, người kê khai nhấp vào mục kê khai hồ sơ.

Tại đây sẽ hiển thị một loạt các phiếu giao nhận hồ sơ tương ứng với các chế độ, thủ tục.

Tiếp đó người kê khai tìm và nhấp vào mục xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức và phục hồi sức khỏe, hệ thống sẽ tự động tạo tờ khai 01B-HSB – Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ.

Đối với mỗi phần mềm kê khai khác nhau thì mã bộ hồ sơ kê khai chế độ ốm đau sẽ khác nhau, có khi sẽ để riêng từng chế độ ốm đau thai sản tuy nhiên có khi sẽ để chung là duyệt ốm đau, thai sản dưỡng sức.

2.2 Bước 2: Chọn người lao động

Sau khi tiến hành lập tờ khai 01B-HSB, người kê khai tiến hành chọn người lao động.

Để chọn được người lao động thì chắc chắn trong phần quản lý lao động của bạn đã phải có thông tin về người lao động này.

Sau khi tiến hành chọn người lao động, trên tờ khai 01B-HSB sẽ hiển thị những thông tin của người lao động đã được lưu vào hệ thống trước đó.

2.3 Bước 3: Điền tờ khai

Sau khi chọn người lao động, người lập cần tiến hành điền thông tin của người lao động.

Thông thường tên của người lao động và mã số bảo hiểm xã hội đã được lưu vào hệ thống trước đó rồi nên không cần tiến hành kê khai.

Người lập tiến hành khai các thông tin khác:

• Ngày đầu tiên người lao động thực tế nghỉ việc;
• Ngày cuối cùng người lao động thực tế nghỉ việc;
• Tổng số ngày nghỉ việc thực tế.

Tại cột D “ghi chỉ tiêu xác định điều kiện, mức hưởng”, người kê khai phải tiến hành kê khai đúng mã bệnh ghi trong hồ sơ; trường hợp hồ sơ không ghi mã bệnh thì phải ghi đầy đủ tên bệnh; trường hợp nghỉ việc để chăm sóc con ốm thì ghi rõ ngày tháng năm sinh của con.

2.4 Bước 4: Nộp tờ khai

Sau khi tiến hành kê khai xong thông tin của người lao động, người lập chọn phần lưu hồ sơ và tiến hành kiểm tra lại thông tin của người lao động.

Nếu thấy hồ sơ đã đúng thì tiến hành cắm chữ ký số và nhấn vào phần xuất tờ khai.

Màn hình sẽ hiển thị lệnh yêu cầu nhập mã pin của chữ ký số, người lập tiến hành nhập mã pin và nhấn xác nhận.

Sau đó sẽ có cửa sổ hiển thị đã nộp tờ khai thành công.

Như vậy hồ sơ của bạn đã được nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội và đang chờ để được xử lý.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề kê khai chế độ ốm đau qua mạng.

Nếu còn bất kỳ vấn đề gì chưa rõ hoặc thắc mắc, vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn luật bảo hiểm xã hội trực tuyến qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được hỗ trợ giải đáp.

Trân trọng./.