Quy chế công tác văn thư BHXH 2026: Quyết định 345/QĐ-BHXH

Nội dung chính

Quyết định số 345/QĐ-BHXH, ban hành ngày 15 tháng 4 năm 2026 bởi Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, chính thức ban hành Quy chế công tác văn thư. Quy chế này nhằm chuẩn hóa và hiện đại hóa toàn diện các hoạt động liên quan đến công tác văn thư trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, bao quát toàn bộ vòng đời của văn bản, từ việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý văn bản đi/đến, lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đến quản lý và sử dụng con dấu cũng như thiết bị lưu khóa bí mật.

Quy chế đặc biệt nhấn mạnh giá trị pháp lý của văn bản điện tử được ký số, coi chúng có giá trị như bản gốc văn bản giấy. Nó cũng đặt ra các yêu cầu chi tiết về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình lấy ý kiến, thẩm định, kiểm tra trước khi ban hành, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ pháp luật. Việc số hóa văn bản giấy đến và quản lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản (QLVB) là một yếu tố trọng tâm nhằm nâng cao hiệu quả và minh bạch trong hoạt động hành chính.

Hơn nữa, Quy chế còn quy định rõ ràng về các hình thức sao văn bản (sao y, sao lục, trích sao) và thẩm quyền sao, cùng với các quy tắc quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử/giấy trong lưu trữ cơ quan. Các Phụ lục đi kèm cung cấp hướng dẫn chi tiết về các mẫu biểu, cách trình bày và danh mục văn bản sử dụng hình thức giấy hoặc điện tử kèm giấy, đảm bảo việc triển khai đồng bộ và hiệu quả.

Điểm quan trọng

• **Hiện đại hóa và số hóa công tác văn thư:** Quy chế thúc đẩy mạnh mẽ việc áp dụng văn bản điện tử, chữ ký số, và quản lý tài liệu trên hệ thống QLVB, khẳng định giá trị pháp lý tương đương với bản giấy, đồng thời quy định quy trình số hóa văn bản đến.
• **Chuẩn hóa quy trình và thể thức văn bản:** Đảm bảo sự thống nhất trong toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam về các quy trình soạn thảo, ban hành, quản lý, và lưu trữ văn bản, cũng như thể thức và kỹ thuật trình bày, bao gồm cả tài liệu mật.
• **Phân định rõ trách nhiệm và cập nhật pháp lý:** Xác định cụ thể trách nhiệm của từng cấp lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong công tác văn thư. Quy chế được ban hành trên cơ sở cập nhật các Nghị định mới nhất của Chính phủ về công tác văn thư, quản lý con dấu, và chữ ký số chuyên dùng.

Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng thống nhất cho các đơn vị chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Bảo hiểm xã hội cơ sở thuộc tỉnh và thành phố; cùng với toàn thể viên chức, người lao động thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các tổ chức chính trị và các tổ chức khác thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng căn cứ vào Quy chế này để thực hiện cho phù hợp.