Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty

Sau khi thành lập doanh nghiệp, các chủ sở hữu và những cá thể có trách nhiệm cần phải tiếp tục thực hiện các thủ tục pháp lí hậu thành lập như thuế, lệ phí,… và đặc biệt không thể không kể tới vấn đề đăng ký mẫu dấu.

Vậy, thủ tục đăng ký mẫu dấu được pháp luật quy định như thế nào?

Trong khuôn khổ bài viết dưới đây, công ty Luật Quang Huy sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin cơ bản và chinh xác nhất về thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty.

1. Mẫu dấu, con dấu là gì?

Con dấu là vật thể được khắc chìm hay khắc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản.

Con dấu thể hiện tính pháp lý cũng như tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu là cá nhân hay cơ quan tổ chức.

Khi con dấu được đóng lên văn bản thể hiện cũng như khẳng định giá trị pháp lý đối với đối với các văn bản, giấy tờ.

Con dấu đóng một vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp.

Một cách trang trọng, con dấu chính là bộ mặt của doanh nghiệp.

2. Điều kiện để doanh nghiệp được cấp con dấu

Có hai trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu.

• Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.
• Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Theo quy định của pháp luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.

Đây là một quy định mới, thực sự khả thi và đầy sức thuyết phục, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể chủ động sáng tạo và đồng thời chịu trách nhiệm với mẫu dấu – linh hồn của doanh nghiệp do chính mình làm chủ, qua đó cũng giảm bớt gánh nặng pháp lí cho cơ quan nhà nước là Bộ công an.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu:

• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
• Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

3. Chủ thể có quyền sử dụng con dấu

Theo khoản 3 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Do đó, ai được quyền giữ con dấu công ty sẽ được quy định tại Điều lệ doanh nghiệp.

Trong Điều lệ sẽ có điều khoản nêu rõ ai là người quản lý cất giữ con dấu, sử dụng con dấu.

Đăng ký mẫu dấu công ty

Thông thường, chủ sở hữu doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ là người có quyền sử dụng con dấu, thể hiện mẫu dấu trong các hợp đồng, giao dịch, hệ thống công việc kinh doanh của công ty.

Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp quy định văn thư, kế toán trưởng là người lưu giữ con dấu thực hiện tại trụ sở công ty và chỉ được mang con dấu ra khỏi trụ sở khi được người đại diện theo pháp luật chấp thuận bằng văn bản.

4. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp

4.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp.

Chủ thể cần chuẩn bị nhũng giấy tờ như sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

4.2 Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận hồ sơ.

4.3 Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực.

5. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

5.1 Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Bước đầu tiên bạn cần làm khi muốn xin cấp con dấu thông qua mạng điện tử là tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Người thực hiện cần truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ cụ thể là dangkykinhdoanh.gov.vn.

Đây là trang thông tin tin điện tử để các tổ chức, cá nhân:

• Thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng;
• Truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp và phục vụ cho công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Hỗ trợ doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp tra cứu tên, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử;
• Thực hiện các quy định về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Sau khi truy cập, chúng ta cần đăng ký kinh doanh, file scan bản công chứng minh chủ của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh.

5.2 Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Bước tiếp theo các bạn cần làm là tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu.

Hồ sơ thông báo mẫu dấu được thực hiện theo các bước, thứ tự như sau:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ
• Chọn lại hình đăng ký trực tuyến
• Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
• Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu
• Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
• Xác nhận thông tin đăng ký

5.3 Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử

Người thực hiện cần  kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, cụ thể là những thông tin được đề cập dưới đây:

• Nhập khối thông tin về mẫu dấu: Nhập các thông tin về mẫu con dấu, bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có)
• Điền khối thông tin về Người ký. Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh”
• Nhập khối thông tin Người liên hệ: Người đăng ký thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.

5.4 Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu

5.5 Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

• Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ như đã đề cập ở trên, chủ thể đăng ký nhấn nút “Chuẩn bị”.
• Nhập̣ mã xác nhậṇ hiển thi ̣trên màn hình.
• Tên phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa được.
• Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định của pháp luật thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ, đề nghị người đăng ký tiếp tục bổ sung đầy đủ thông tin theo đúng và đủ các tiêu chí đã hướng dẫn ở phần trên.

5.6 Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng kí doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Việc chỉ định người ký số được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Để tiến hành ký số, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút “Ký số” để tiến hành ký số.
  • Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
  • Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
  • Nhấn nút [Xác nhận];
  • Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
  • Nhấn nút [Ký số];
  • Nhập mã PIN;
  • Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].

5.7 Bước 7: Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

• Hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ hoặc người đăng ký.

5.8 Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lí hồ sơ

• Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
• Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
• Hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.

5.9 Bước 9: Nhận kết quả

• Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp.
• Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

6. Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp;
• Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề: Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty mới nhất.

Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp của  HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.

Trân trọng./.