Thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện khi không còn giúp doanh nghiệp phát triển hay góp phần tạo ra lợi ích cho công ty thì văn phòng đại diện đó cần được giải thể.

Vậy giải thể văn phòng đại diện là gì? Các căn cứ để giải thể văn phòng đại diện là gì? Hồ sơ, thủ tục để giải thể văn phòng đại diện như thế nào?

Bài viết dưới đây Luật Quang Huy sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn cụ thể về vấn đề giải thể văn phòng đại diện.

1. Giải thể văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay pháp luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về khái niệm của giải thể văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, có thể hiểu, giải thể văn phòng đại diện là cách gọi thông thủ tục pháp lý nhằm chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

Việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là thủ tục được thực hiện khi văn phòng đó hoạt động không còn hiệu quả và đáp ứng đủ điều kiện, căn cứ.

2. Căn cứ giải thể văn phòng đại diện

Có thể thấy việc hình thành và giải thể của văn phòng đại diện phụ thuộc rất nhiều vào sự phát triển của văn phòng đó mang lại những lợi ích và hiệu quả tốt cho việc kinh doanh và quảng bá cho doanh nghiệp không.

Theo Điều 213 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các trường hợp sau:

• Do công ty mẹ chấm dứt hoạt động trên cùng lãnh thổ.
• Hết thời hạn hoạt động ghi trong Giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp không gia hạn.
• Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và không được cơ quan có thẩm quyền cấp phép gia hạn;.
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan chức năng.
• Doanh nghiệp hoạt động không đủ ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết theo quy định pháp luật.

3. Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện hoạt động không còn hiệu quả hay không cần thiết nữa thì doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn giải thể văn phòng đại diện để giảm thiểu chi phí. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh để giải thể văn phòng đại diện gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện quy định tại phụ lục II-20 Thông báo về việc chấm dứt hoạt độngvăn phòng đại diện (Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
• Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội.
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bản sao (nếu có)
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện (nếu có).

Ngoài ra doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ để gửi Cơ quan thuế gồm:

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – Mẫu số 24/ĐK-TCT thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mới nhất năm 2021 theo Thông tư 105/2020/TT-BTC về hướng dẫn đăng ký thuế.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (bản sao).
• Giấy đăng ký mã số thuế bản chính (nếu có).

4. Thủ tục chủ động giải thể văn phòng đại diện

4.1 Bước 1: Nộp hồ sơ khóa mã số thuế văn phòng đại diện

Khi muốn giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp, một trong những thủ tục hết sức quan trọng và không thể thiếu là việc đề xuất khóa mã số thuế của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế của mã số thuế của văn phòng đại diện.

4.2 Bước 2: Làm thủ tục trả dấu hoặc làm xác nhận không sử dụng dấu (nếu có)

Thủ tục này chỉ áp dụng với các văn phòng đại diện trước đây do cơ quan công an cấp con dấu.

Trong trường hợp văn phòng đại diện được thành lập trước ngày 01/07/2015 ngày bắt đầu có hiệu lực của Luật doanh nghiệp 2014 thì cần nộp hồ sơ trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu tại cơ quan công an.

• Văn bản xin trả dấu/xác nhận không sử dụng dấu.
• Quyết định giải thể văn phòng đại diện.
• Con dấu và giấy đăng ký mẫu con dấu bản chính ( trường hợp trả con dấu).

Đối với văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự khắc dấu từ năm 2015 trở lại đây thì doanh nghiệp không phải trả lại con dấu. Con dấu này tự động hết hiệu lực khi văn phòng có thông báo chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.

4.3 Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền

Trong thời hạn 7 ngày từ khi thanh toán hết các khoản nợ của công ty, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua mạng điện tử đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

4.4 Bước 4: Trả kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ; chuyển tình trạng pháp lý trong Cơ sở dữ liệu sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Thời hạn giải quyết hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoặc có thể lâu hơn do chờ thông tin của Cơ quan thuế.

Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ thấy có sai hoặc thiếu sót sẽ ra Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.

5. Thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Trường hợp văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì khi đó Cơ quan đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi trong trường hợp văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 (một) năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý.

Giải quyết hồ sơ giải thể văn phòng đại diện: Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm của văn phòng đại diện; đồng thời yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến trụ sở của Phòng Đăng ký kinh doanh để giải trình theo giấy hẹn đã gửi.

Sau 10 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn hẹn trong thông báo mà người được yêu cầu không đến giải trình thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động, các giao dịch liên quan của văn phòng đại diện còn lại sau thông báo này sẽ không có giá trị pháp lý nữa.

6. Thời gian thực hiện giải thể văn phòng đại diện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và ra kết quả.

Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp thông báo giải thể văn phòng đại diện bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

7. Lệ phí thực hiện giải thể văn phòng đại diện

Căn cứ Thông tư số 47/2019 TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 5 quy định:

Đăng ký giải thể doanh nghiệp, tạm ngừng kinh doanh; chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

8. Dịch vụ giải thể văn phòng đại diện – Luật Quang Huy

Trên thực tế, việc thành giải thể chi nhánh doanh nghiệp là không quá khó.

Tuy nhiên nếu bạn không nắm được các quy định của pháp luật, không nắm được trình tự thủ tục giải thể văn phòng đại diện và cũng không rõ những công việc bắt buộc phải thực hiện sau khi giải thể văn phòng đại diện thì sẽ rất dễ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Để tránh được những điều này thì Luật Quang Huy là đơn vị có thể giúp bạn thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện một cách dễ dàng.

Ngoài ra, với Luật Quang Huy hỗ trợ khách hàng không chỉ dừng lại ở việc thông tin Công bố giải thể văn phòng đại diện được cơ quan đăng ký kinh doanh đăng tải mà còn tư vấn, hỗ trợ cho các doanh nghiệp thực hiện những công việc liên quan để có thể hoàn thiện các nghĩa vụ tài chính khác với cơ quan nhà nước.

Có thể nói, Luật Quang Huy là đơn vị uy tín, hỗ trợ cho các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn về mặt pháp lý và đây cũng chính là lý do rất nhiều đơn vị doanh nghiệp luôn muốn Luật Quang Huy là nơi hậu thuẫn phía sau.

Khi bạn sử dụng dịch vụ, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các thủ tục theo yêu cầu, theo ủy quyền của các bạn. Chúng tôi sẽ:

• Tư vấn sơ bộ về thủ tục giải thể văn phòng đại diện;
• Soạn thảo hồ sơ giải thể văn phòng đại diện;
• Thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác;
• Bạn sẽ không mất công đi lại nhiều lần. Thời gian thực hiện chỉ từ 03 – 05 ngày làm việc.

Trên đây là toàn bộ nội dung về vấn đề xoay quanh quyết định giải thể văn phòng đại diện (quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện).

Qua bài viết này chúng tôi mong rằng sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn về vấn đề này.

Nếu còn điều gì chưa rõ, cần hỗ trợ, các bạn có thể liên hệ tới Tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp trực tuyến của Luật Quang Huy qua HOTLINE 19006588.

Trân trọng./.