Trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội thì phải làm gì?

Một số người lao động có thời gian đóng bảo hiểm trùng nhau. Vì sao lại có hiện tượng này? Và làm sao để giải quyết vấn đề này?

Chào bạn, cảm ơn đã gửi câu hỏi đến Luật Quang Huy, về vấn đề giải quyết trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội mà bạn thắc mắc thì dựa trên những quy định của pháp luật chúng tôi xin giải đáp như sau:

1. Cơ sở pháp lý

• Luật Bảo hiểm xã hội 2014;
• Quyết định 595/QĐ-BHXH về quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế;
• Công văn số 3663/BHXH-THU về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH của người lao động có nhiều sổ của cơ quan bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Điều kiện giải quyết trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Khoản 2.5 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

2.5 Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Khi thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp được xác nhận là bị trùng thì cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện chi trả khoản tiền đã đóng.

Ví dụ 01: Anh A có 02 sổ bảo hiểm xã hội, một sổ đóng ở công ty X từ tháng 10/2016 đến tháng 10/2018, một sổ đóng ở công ty NQH từ tháng 01/2018 đến tháng 3/2019. Vậy anh A có 02 sổ bảo hiểm xã hội, thời gian đóng của 02 sổ bị trùng 10 tháng.

Ví dụ 02: Anh N làm việc cho chi nhánh tập đoàn Q tại thành phố H, sau đó được thuyên chuyển sang chi nhánh của tập đoàn tại thành phố A. Sau đó, anh có báo cho chi nhánh thành phố A số bảo hiểm của mình. Nhưng chi nhánh thành phố H vẫn tiếp tục đóng cho anh N thêm 02 tháng bảo hiểm xã hội từ ngày anh chuyển công tác. Vì vậy, anh N có 02 tháng bị trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội.

Trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội

3. Trình tự, thủ tục giải quyết trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội

3.1 Hồ sơ, thủ tục giải quyết

Để được giải quyết trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội, người lao động cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

• Sổ BHXH bị cấp trùng;
• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1-TS;
• Các quyết định chứng minh nơi làm việc, thay đổi nơi làm việc;
• Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS (nếu có).

Đối với người lao động vẫn đang có thời gian làm việc đóng bảo hiểm xã hội, cần chuẩn bị hồ sơ nộp lên cho người sử dụng lao động để giải quyết vấn đề trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội. Với đối tượng đã nghỉ việc chốt sổ bảo hiểm, người lao động nộp hồ sơ lên cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3.2 Trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 43 Quyết định 595/QĐ-BHXH về các trường hợp hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội:

3.1 Các trường hợp hoàn trả:

e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

Sau khi nộp đầy đủ hồ sơ giải quyết trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ được cơ quan bảo hiểm hướng dẫn để hoàn tất thủ tục. Theo đó, hai trường hợp trùng thời gian có thể xảy ra, có thể là trùng một khoảng thời gian, cũng có thể là trùng toàn bộ thời gian. Tuy nhiên, trong cả hai trường hợp, cơ quan bảo hiểm đều thực hiện gộp sổ cho người lao động.

Theo Công văn số 3663/BHXH-THU hướng dẫn nghiệp vụ giải quyết gộp sổ cho người lao động của cơ quan bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thì nguyên tắc gộp sổ thường được áp dụng như sau:

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

– Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

– Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).

Trình tự thủ tục giảm trùng thời gian bảo hiểm xã hội

Theo quy định trên, cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn người lao động gộp hai sổ bảo hiểm vào sổ đầu tiên hoặc theo sổ đang được hưởng trợ cấp. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội không bị trùng ở sổ còn lại sẽ được ghi nhận ở sổ gốc. Đối với thời gian bị trùng, cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn trả lại số tiền đã đóng. Ngoài ra, các chế độ trợ cấp bảo hiểm xã hội đã được thực hiện theo sổ bị thu hồi cũng sẽ bị thu lại.

Quá trình thực hiện giảm trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu cần xác minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc các đơn vị khác nhau thì không được quá 45 ngày và phải thông báo cho người lao động.

Ví dụ 03: Anh X có 02 sổ bảo hiểm xã hội, một sổ đóng từ 8/2009 đến tháng 10/2018 với mức lương là 15.000.000 đồng, sổ thứ hai của anh đóng từ 7/2018 đến 2/2019 với mức lương là 25.000.000 đồng, và anh chưa hưởng trợ cấp theo sổ nào. Như vậy, anh X có 03 tháng bị trùng thời gian đóng bảo hiểm xã hội và anh X sẽ đến cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện gộp sổ bảo hiểm xã hội, giảm trùng thời gian. Cơ quan bảo hiểm sẽ thực hiện hoàn trả cho anh X chi phí đóng bảo hiểm bị trùng như sau:

• Số tháng đóng trùng: 03 tháng;
• Mức lương tháng đóng thừa: 03 tháng với mức lương 25.000.000 đồng;
• Số tiền hoàn trả vào quỹ hưu trí, tử tuất = 25.000.000 x 22% x 3 = 16.500.000 đồng;
• Số tiền hoàn trả vào Quỹ BHTN = 25.000.000 x 2% x 3 = 1.500.000 đồng;

Vậy số tiền anh X được hoàn trả bằng 18.000.000 đồng.

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề Người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội trùng nhau. Nếu nội dung tư vấn còn chưa rõ, có nội dung gây hiểu nhầm hoặc có thắc mắc cần tư vấn cụ thể hơn, bạn có thể kết nối tới Tổng đài tư vấn Luật BHXH qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.

Trân trọng./.