HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ KINH DOANH QUA MẠNG THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT

Trường hợp sử dụng chữ kí số công cộng:

  • Bước 1: Tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Bước 2: Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Bước 3: Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Bước 4: Ký số
  • Bước 5: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh
  • Bước 6: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

Trường hợp sử dụng tài khoản đăng kí kinh doanh

  • Bước 1: Tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Bước 2: Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Bước 3: Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
  • Bước 4: Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
  • Bước 5: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh
  • Bước 6: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
  • Bước 7: Nhận kết quả

         Kinh doanh đã trở thành một khái niệm không còn xa lạ đối với mỗi người trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay. Nhắc đến hoạt động kinh tế nhằm mục đính thu lợi nhuận này, sẽ là thiếu sót nếu không đề cập đến vấn đề đăng kí kinh doanh, đặc biệt là đăng kí kinh doanh qua mạng. Vậy, đăng kí kinh doanh qua mạng có gây nhiều khó khăn, bất tiện cho chủ thể tiến hành? Thủ tục đăng kí kinh doanh qua mạng được thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây của Luật Quang Huy chúng tôi sẽ hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng theo quy định pháp luật.


Cơ sở pháp lý


Điều kiện hợp lệ của hồ sơ đăng kí kinh doanh qua mạng

       Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua cổng thông tin điện tử là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:

      Một là, có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.

      Theo đó, mỗi loại hình công ty lại đòi hỏi những loại giấy tờ nhất định trong hồ sơ. Trong đó có những giấy tờ cơ bản như sau:

  • Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, giấy phép kinh doanh.
  • Dự thảo điều lệ công ty kinh doanh
  • Danh sách thành viên sáng lập công ty kinh doanh
  • Giấy tờ chứng thực của thành viên, người đại diện theo pháp luật của công ty kinh doanh
  • Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền và người đại diện theo pháp luật
  • Văn bản xác nhận vốn pháp định của công ty kinh doanh.
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với trường hợp là tổ chức)
  • Giấy chứng đăng kí đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.

      Đối với mỗi loại hình công ty kinh doanh, pháp luật về doanh nghiệp lại đòi hỏi những giấy tờ tương ứng khác nhau, cụ thể như sau:

  • Đối với công ty hợp danh:
    • Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh (loại hình Công ty hợp danh);
    • Điều lệ Công ty hợp danh;
    • Giấy tờ chứng thực cá nhân của thành viên hợp danh hoặc thành viên góp vốn  (đối với cá nhân): chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu,…
    • Giấy tờ đăng ký kinh doanh, đăng ký hoạt động, quyết định thành lập… (đối với thành viên góp vốn là pháp nhân).
    • Danh sách thành viên.
    • Văn bản ủy quyền.
  • Đối với công ty cổ phần:
    • Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm đóng hộp.(loại hình Công ty cổ phần);
    • Điều lệ Công ty Cổ phần;
    • Giấy tờ chứng thực cá nhân của cổ động là cá nhân: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu,…
    • Giấy tờ đăng kí kinh doanh,  đăng ký hoạt động, quyết định thành lập…đối với cổ đông là pháp nhân;
    • Danh sách cổ đông sáng lập công ty;
    • Văn bản ủy quyền.
  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:
    • Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh (loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên);
    • Điều lệ Công ty;
    • Giấy tờ chứng thực các thành viên góp vốn (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên)
    • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký hoạt động, quyết định thành lập…đối với chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty là pháp nhân;
    • Danh sách thành viên Công ty;
    • Văn bản ủy quyền

        Như vậy, để hồ sơ đăng kí kinh doanh qua mạng được đánh giá là hợp lệ, thì chủ thể đăng kí phải có đầy đủ các giấy tờ như trên và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định, và chuyển các giấy tờ có trong hồ sơ bản giấy sang dạng văn bản điện tử.

        Hai là, các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử.

       Các thông tin đăng kí doanh nghiệp ở đây bao gồm:

  • Tên của công ty: Tên doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên doanh nghiệp phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
  • Địa chỉ của công ty: Công ty phải có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, địa chỉ chính xác
  • Loại hình củ công ty:  Trong giai đoạn hiện nay, nước ta có bốn  loại hình công ty phổ biến là công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân và công ty cổ phần.
  • Vốn:  Vốn điều lệ công ty theo luật doanh nghiệp mới nhất quy định là tổng số vốn do các thành viên hoặc cổ đông góp hoặc cam kết sẽ góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào điều lệ công ty. Mục đích của việc thành lập doanh nghiệp là kinh doanh tìm kiếm lợi nhuận, do đó doanh nghiệp phải có vốn, vốn kinh doanh của doanh nghiệp hình thành từ những nguồn khác nhau. Doanh nghiệp phải kê khai mức vốn điều lệ cho phù hợp với quy định của pháp luật khi kinh doanh

       Ba là, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng theo quy định pháp luật
Hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng theo quy định pháp luật

Cách thức đăng kí kinh doanh qua mạng

      Điều 35 Nghị định 78/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp có quy định vể đăng kí kinh doanh qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:

1. Tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn hình thức đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Phòng Đăng ký kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

2. Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ nộp bằng bản giấy.

       Theo đó, có hai cách để các tổ chức, các nhân tiến hành việc đăng kí kinh doanh qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

  • Cách thứ nhất là sử dụng chữ kí số công cộng.
  • Cách thứ hai là sử dụng tài khoản đăng kí kinh doanh.
Cách thức đăng kí kinh doanh qua mạng
Cách thức đăng kí kinh doanh qua mạng

         Tuy nhiên, dù thực hiện theo cách nào đi chăng nữa thì vẫn có giá trị pháp lí như hồ sơ nộp bằng bản giấy.

        Việc áp dụng đăng kí kinh doanh qua mạng thay vì đăng kí trực tiếp tại phòng đăng kí kinh doanh của sở kế hoạch đầu tư tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho các chủ doanh nghiệp cũng như các chủ thể khác được giao nhiệm vụ tiến hành đăng kí thành lập doanh nghiệp, giúp họ tiết kiệm thời gian, công sức, cũng như hạn chế được các thủ tục pháp lí rườm rà, tránh được việc gây khó dễ của các cơ quan công quyền nhà nước.


Các bước đăng kí kinh doanh qua mạng trường hợp sử dụng chữ kí số công cộng

Bước 1: Tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

  •  Chọn phương thức nộp hồ sơ: Sử dụng chữ kí số công cộng.

      Phương thức này đòi hỏi hai yêu cầu như sau:

  • Người tiến hành không phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng đăng kí kinh doanh.
  • Người ký phải có chữ kí số công cộng.
  • Chọn hình thức đăng ký.
  • Đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Đăng ký lập chi nhánh/văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh, Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc.
  • Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).
  • Nếu tạo hồ sơ đăng ký thay đổi của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp).
  • Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ.
  • Chờ thông tin xác nhận.

Bước 2: Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

  • Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
  • Kiểm tra thông tin hồ sơ

Bước 3: Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

  • Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).
  • Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:
    • Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
    • Có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”
    • Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
    • Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
    • Có dung lượng không quá 15Mb.

Bước 4: Ký số

  • Việc chỉ định người ký số được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
  • Để tiến hành ký số, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút “Kí số” để tiến hành ký số.
    • Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
    • Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
    • Nhấn nút [Xác nhận]
    • Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
    • Nhấn nút [Ký số]
    • Nhập mã PIN;
    • Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].

Bước 5: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

  • Hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
  • Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ hoặc người đăng ký.

Bước 6: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

     Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

     Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng kí có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.

    Hồ sơ sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.

Bước 7: Nhận kết quả

  • Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp.
  • Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

Các bước thủ tục đăng kí kinh doanh qua mạng trường hợp sử dụng tài khoản đăng kí kinh doanh

    Về cơ bản, đăng kí kinh doanh qua mạng trường hợp sử dụng tài khoản đăng kí kinh doanh tương tự như sử dụng chữ kí số công cộng. Tuy nhiên, hai trường hợp này có sự khác nhau chủ yếu ở các bước 4 và bước 7. Cụ thể, các bước đăng kí kinh doanh qua mạng trường hợp sử dụng tài khoản đăng kí kinh doanh được tiến hành như sau:

Bước 1: Tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

  • Chọn phương thức nộp hồ sơ: Sử dụng tài khoản đăng kí kinh doanh

     Phương thức này có ba đặc trưng như sau:

  • Người tiến hành phải có Tài khoản đăng kí kinh doanh
  • Phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng đăng kí kinh  doanh
  • Thông báo mẫu dấu qua mạng, không phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng đăng kí kinh doanh.
  • Chọn hình thức đăng ký.
  • Đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Đăng ký lập chi nhánh/văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh, Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc.
  • Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).
  • Nếu tạo hồ sơ đăng ký thay đổi của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp).
  • Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ.
  • Chờ thông tin xác nhận.

Bước 2: Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

  • Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
  • Kiểm tra thông tin hồ sơ

Bước 3: Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

  • Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).
  • Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:
    • Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
    • Có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”
    • Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
    • Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
    • Có dung lượng không quá 15Mb.

Bước 4: Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

  • Việc chỉ định người xác định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
  • Để tiến hành xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút “Xác thực bằng tài khoản ĐKKD” để tiến hành xác thực.
    • Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”
    • Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;
    • Nhấn nút [Xác nhận]
    • Tại khối thông tin [Xác nhận], trong danh sách những người ký tên trên hồ sơ, nhấn nút [Kiểm tra nếu có thay đổi].

Bước 5: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

  • Hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
  • Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ hoặc người đăng ký.

Bước 6: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

  • Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
  • Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng kí có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
  • Hồ sơ sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.

Bước 7: Nhận kết quả

  • Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.
  • Trường hợp hồ sơ được nộp bằng Tài khoản đăng kí kinh doanh, khi hồ sơ đăng ký qua mạng đã hợp lệ, người sử dụng cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh để được nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp:
  • 01 bộ hồ sơ đăng kí kinh doanh bằng bản giấy (tương ứng với hồ sơ điện tử)
  • Giấy biên nhận điện tử .
  • Thông báo hồ sơ điện tử hợp lệ.

       Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi về vấn đề: Hướng dẫn đăng kí kinh doanh qua mạng theo quy định của pháp luật. Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp của  HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được tư vấn trực tiếp.


 


Tác giả bài viết

G

TƯ VẤN QUA ĐIỆN THOẠI

shares
Scroll to Top