Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao

Chào luật sư. Tôi tên H, tôi sinh ra và lớn lên tại huyện K.S, N.A. Năm 2002 tôi kết hôn với người cùng quê và sinh con tại đây, vợ chồng tôi thực hiện đăng ký khai sinh của con tôi tại UBND xã quê tôi. Khi con 8 tuổi tôi và chồng chuyển ra Hà Nội để thuận tiện cho công việc. Con gái tôi đang chuẩn bị nhập học tại một trường cấp ba ở Hà Nội, hồ sơ nhập học yêu cầu bản sao giấy khai sinh của con. Trước đây khi làm giấy khai sinh cho con tôi chỉ nhận được bản chính giấy khai sinh. Tôi có lên UBND xã gần nhà để thực hiện thủ tục làm giấy khai sinh bản sao cho con nhưng UBND xã từ chối yêu cầu của tôi, họ bảo là họ không có thẩm quyền giải quyết việc này và hướng dẫn tôi về cơ quan nơi con khai sinh trước đây để làm bản sao giấy khai sinh. Luật sư cho tôi hỏi: UBND xã làm vậy có đúng không? Tôi có nhất thiết phải về N.A để xin cấp giấy khai sinh bản sao cho con không? Hạn nộp hồ sơ của con không còn lâu nên mong luật sư tư vấn gấp giúp tôi. Xin cảm ơn!

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến cho Luật Quang Huy. Về vấn đề tiến hành thủ tục làm giấy khai sinh bản sao của bạn, chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:

Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao

Thẩm quyền trích lục giấy khai sinh

Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch, theo đó:

“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”

Như vậy, yêu cầu trích lục bản sao giấy khai sinh của bạn cần được gửi tới Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND các cấp), Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Đối với trường hợp của bạn, do bạn đăng ký khai sinh cho con tại UBND xã tại Nghệ An trước đây, việc cấp giấy khai sinh bản sao do con bạn sẽ do cơ quan này giải quyết. UBND xã tại nơi bạn sinh sống hiện tại không giải quyết việc này là phù hợp với quy định của pháp luật.

Thủ tục làm giấy khai sinh bản sao

Căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch:

“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.”

Đối chiếu theo quy định trên, thay vì phải trực tiếp về UBND xã tại Nghệ An, bạn có thể thông qua người đại diện để gửi hồ sơ cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Bên cạnh đó, pháp luật cũng cho phép gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện.

Hồ sơ tiến hành thủ tục làm giấy khai sinh bản sao

Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Trong trường hợp hồ sơ được gửi qua bưu điện và bạn muốn nhận giấy khai sinh thông qua đường bưu điện, bạn cần chuẩn bị thêm một khoản phí cho dịch vụ gửi hàng qua bưu điện, mức giá sẽ tùy thuộc vào hãng dịch vụ bưu điện bạn lựa chọn sử dụng.

Lưu ý:

• Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền, cần phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định.
• Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

Trình tự tiến hành thủ tục làm giấy khai sinh bản sao

Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì công chức hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

Như vậy, bạn không cần phải về Nghệ An để tiến hành thủ tục làm giấy khai sinh bản sao cho con. Thủ tục hiện hành trong việc cấp bản sao giấy khai sinh theo pháp luật hiện hành không quá phức tạp, thời hạn để giải quyết công việc sẽ phụ thuộc vào tính hợp lệ của hồ sơ, dịch vụ của bưu điện cũng như thái độ làm việc của đội ngũ làm việc tại UBND xã (thông thường là kéo dài từ 03 đến 05 ngày làm việc).

Cơ sở pháp lý

• Luật Hộ tịch 2014
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi đối với câu hỏi thủ tục làm giấy khai sinh bản sao của bạn. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn luật miễn phí  qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được giải đáp.

Trân trọng./.